Hoe maak ik aandelen in de horeca?

Waarom inventariseren belangrijk is

De voorraad opnemen - het woord alleen al doet waarschijnlijk elke cateraar mopperen en kreunen. Flessen, dozen en etenswaren tellen na een lange werkdag is zeker niet een van je favoriete taken in een bar, restaurant of hotel. Toch kun je in de horeca niet om inventariseren heen - en daar is een goede reden voor. Een zorgvuldige inventarisatie vormt de basis voor je succes: je behoudt het overzicht over je voorraad, herkent krimp of tekorten in een vroeg stadium en kunt kosten en het gebruik van goederen goed berekenen. Kortom, een actuele, nauwkeurige inventarisatie is de basis voor het nemen van weloverwogen beslissingen: van inkoop tot prijsbepaling van eten en drinken. Je laat je team ook zien dat de voorraadniveaus worden bewaakt door regelmatige inventarisatie. Deze professionele aanpak heeft een disciplinerend en waarderend effect: als iedereen weet dat de voorraad regelmatig wordt geteld, worden producten automatisch zorgvuldiger behandeld. De voorraad opnemen is misschien vervelend, maar het is de ruggengraat van een succesvol cateringbedrijf.

Wanneer en hoe vaak moet er geïnventariseerd worden?

Veel bedrijven doen hun inventarisatie traditioneel aan het einde van het jaar omdat dit belangrijk is voor de jaarrekening en de boekhouding. Bij dergelijke inventarisaties op een belangrijke datum ( meestal 31 december) wordt de volledige voorraad goederen geregistreerd, wat doorslaggevend kan zijn voor de belastingen en de winst. Maar één keer per jaar tellen is niet ideaal als je de controle wilt houden. Hoe regelmatiger, hoe beter: in de praktijk is het een goed idee gebleken om maandelijks te inventariseren. Zo krijg je actuele cijfers over je voorraadniveaus en kun je verliezen of afwijkingen snel opsporen en in het ergste geval tegengaan. Een maandelijkse inventarisatie is vooral nuttig in de drankensector of voor bederfelijke voedingsmiddelen om diefstal, krimp of te grote voorraden onmiddellijk te herkennen. Natuurlijk hangt de frequentie af van uw bedrijf - een klein café kan misschien volstaan met een driemaandelijkse inventarisatie, terwijl een groot restaurant met een uitgebreide voorraad en hoge doorvoer zelfs wekelijks zou moeten tellen. Moderne digitale oplossingen maken frequent inventariseren veel eenvoudiger: met de juiste app wordt zelfs het maandelijks inventariseren in de horeca een routine die nauwelijks tijd kost. Het belangrijkste is dat je er consistentie in brengt - of het nu wekelijks, maandelijks of elke 3 maanden is, plan vaste inventarisatiedata in zodat er niets uit het oog wordt verloren.

Voorbereiding van de inventaris

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat je begint met tellen, moet je de volgende stappen doorlopen:

• Stel een datum en periode in: Kies een tijdstip waarop je bedrijf gesloten of niet erg druk is - bijvoorbeeld na het werk of op een vrije dag. Zorg voor voldoende tijd en zorg ervoor dat er tijdens de inventarisatie geen nieuwe goederen binnenkomen of belangrijke overdrachten plaatsvinden. Zo voorkomt u onderbrekingen en fouten.
• Organiseer de magazijnstructuur: Doorloop van tevoren je magazijnen, koelcellen en toonbanken. Opgeruimd staat netjes, dat maakt het inventariseren veel gemakkelijker. Sorteer gelijksoortige producten bij elkaar, ruim op en gooi bedorven artikelen weg. Zorg ervoor dat elk product een duidelijke plaats heeft en gelabeld is. Een opgeruimde magazijnstructuur voorkomt dat je het spoor bijster raakt bij het tellen of iets dupliceert/niet registreert.
• Zorg voor hulpmiddelen: Bepaal van tevoren welke methode je wilt gebruiken om de inventarisatie uit te voeren - traditioneel met pen en papier, met een Excel-spreadsheet of digitaal met een app (zoals BarBrain). Afhankelijk van de methode heb je verschillende hulpmiddelen nodig. Leg uitgeprinte inventarisatielijsten en schrijfmateriaal klaar als je op papier telt. Voor Excel leg je een laptop of tablet klaar met het bijbehorende spreadsheet (met oplader indien nodig). Als je een inventarisatie app gebruikt, installeer deze dan op alle benodigde smartphones/tablets en zorg ervoor dat de apparaten opgeladen zijn. Denk ook aan hulpmiddelen zoals een weegschaal of maatbekers voor open containers, zodat je de vulhoeveelheden nauwkeurig kunt bepalen.
• Organiseer een team: Het inventariseren hoeft geen one-man-show te zijn - integendeel,het gaat snellermet helpers.Plan dus al in een vroeg stadium welke medewerkersjezullenondersteunen. Teams van twee personen zijn ideaal: één persoon telt, de ander maakt aantekeningen of voert de gegevens in. Verdeel de teams in gebieden (bijv. bar, keuken, opslagruimte) zodat het werk parallel kan worden gedaan zonder dat ze elkaar in de weg lopen. Wijs elke groep een duidelijk afgebakend gebied en een lijst toe, zodat niets dubbel wordt geteld of over het hoofd wordt gezien.
• Bereid itemoverzicht voor: Maak een lijst van alle artikelen die geteld moeten worden. Dit kan een afgedrukte voorraadlijst uit je voorraadbeheersysteem zijn of een eenvoudige tabel met alle relevante producten. Zorg ervoor dat je elke productgroep omvat - van sterke drank, bier, wijn en sappen tot voedsel in de keuken en non-food artikelen zoals schoonmaakproducten of verbruiksartikelen. Als je werkt met een app zoals BarBrain, kun je daar je productcatalogus van tevoren maken (veel standaardproducten zijn al beschikbaar in BarBrain). Een compleet artikeloverzicht zorgt ervoor dat geen enkel artikel wordt vergeten op de inventarisatiedag.

‍

De inventaris uitvoeren: papier, Excel of BarBrain?

Nu is het tijd om te tellen - je hebt in principe drie opties om verder te gaan. Elke methode heeft voor- en nadelen:

Inventarisatie met pen en papier:

De traditionele versie: Veel restauranthouders gebruiken nog steeds een klembord, papier en pen. Je loopt door je voorraad en noteert de hoeveelheid van elk artikel. Vaak gebruik je al voorbereide lijsten om af te vinken of aantekeningen te maken. Deze procedure is eenvoudig, maar vereist maximale concentratie. Fouten kunnen gemakkelijk gebeuren - je maakt een fout, ziet iets over het hoofd in het heetst van de strijd of kunt later je eigen handschrift niet ontcijferen. Ook duurt tellen op papier meestal het langst. Nadat alles is opgeschreven, moet je de cijfers nog optellen en overbrengen naar een systeem (bijvoorbeeld het kassasysteem of Excel) om de totale waarde te bepalen. Het dubbele werk - eerst opschrijven en dan uittypen - kost tijd en zenuwen. Kortom: inventariseren met pen en papier is mogelijk en ongecompliceerd zonder technologie, maar erg tijdrovend en foutgevoelig.

Cateraars bereiken hier vaak hun grenzen, vooral als het gaat om open flessen of veel varianten van dezelfde sterke drank. Het is dan makkelijk om uit het oog te verliezen of het een 0,5 liter, 0,7 liter of 1 liter fles Aperol was. Als je alleen op het oog schat, loop je het risico op onnauwkeurige resultaten.

Wegen is een mogelijk alternatief: Een weegschaal en het lege gewicht kunnen worden gebruikt om de exacte inhoud van een geopende fles te berekenen. Dit is nauwkeuriger dan schatten, maar kost tijd en is gevoelig voor fouten als lege gewichten niet correct beschikbaar zijn.

Bovendien duurt tellen op papier meestal het langst. Nadat alles is opgeschreven, moet je de cijfers nog optellen en overbrengen naar een systeem (bijvoorbeeld het kassasysteem of Excel) om de totale waarde te bepalen. Het dubbele werk - eerst opschrijven en dan uittypen - kost tijd en zenuwen. Kortom: inventariseren met pen en papier is mogelijk en ongecompliceerd zonder technologie, maar erg tijdrovend en foutgevoelig - vooral bij open verpakkingen en artikelen met veel varianten.

Inventariseren met Excel:

Inventarisatie kan op een meer gestructureerde manier worden georganiseerd met Excel: Je maakt je items vooraf aan in een tabel, voegt kolommen toe voor hoeveelheden en waarden en kunt formules opslaan die de wiskunde voor je doen. Hierdoor hoef je geen rekenmachine te gebruiken en worden klassieke optelfouten tot een minimum beperkt.

In de praktijk blijkt echter al snel dat Excel zijn beperkingen heeft in de horeca. Vooral bij sterke dranken in verschillende containermaten - zoals 0,5 liter, 0,7 liter of 1 liter - is het vaak niet meteen duidelijk welke variant wordt geteld. Geopende flessen zijn al net zo lastig: zonder hulpmiddel kan de inhoud slechts bij benadering worden geschat, wat de nauwkeurigheid vermindert. Hoewel je hier met een weegschaal kunt werken, betekent dit extra handelingen en veel extra werk per keer. In de praktijk leiden dergelijke schattingen vaak tot vreemde afwijkingen: Plotseling laat het logboek zien dat er meer vloeistof in een geopende fles dure whisky zit dan de maand ervoor - een duidelijke fout als gevolg van onjuiste schattingen.

Een ander punt: Excel is niet gemaakt om te werken "tussen schappen en koelkasten". Of het nu op een laptop of tablet is - de bediening is omslachtig en de invoer is vaak onpraktisch, vooral in krappe magazijnen. Ondanks de digitale spreadsheet blijft er veel handmatig werk over en verlies je gemakkelijk het overzicht over grotere voorraden.

Digitale inventaris met BarBrain:

De handigste manier om de voorraad op te nemen is door gebruik te maken van een gespecialiseerde inventarisatie-app. BarBrain is een voorbeeld van een digitale oplossing die speciaal is ontwikkeld voor de horeca. In plaats van papier of Excel gebruik je gewoon je smartphone of tablet. Je hele assortiment staat overzichtelijk in de BarBrain app - gesorteerd op categorie en opslaglocatie. U kunt het artikel direct uit het schap of de koelkast selecteren en de hoeveelheid invoeren. Dit gebeurt intuïtief met een tik of veeg op het touchscreen. Een geopende fles wijn? Geen probleem: je kunt een schuifknop gebruiken om het vulniveau precies te bepalen (bijv. 0,3 van 0,75 liter) in plaats van een ruwe schatting te maken. Elke invoer wordt onmiddellijk digitaal geregistreerd en in realtime gesynchroniseerd met de andere apparaten. Dit betekent dat meerdere mensen tegelijkertijd in verschillende ruimtes kunnen tellen zonder dat iets dubbel wordt geregistreerd - teamwork wordt eenvoudig! Dus terwijl u telt, telt BarBrain alles al op de achtergrond bij elkaar op. Transcriptiefouten worden geëlimineerd omdat er niet meer handmatig getypt hoeft te worden. Zodra de telling klaar is, hebt u een volledig inventarisrapport met één druk op de knop: alle voorraden, totalen, verschillen en de totale waarde zijn onmiddellijk beschikbaar. Digitaal inventariseren met BarBrain is dus sneller, nauwkeuriger en minder stressvol dan de oude methoden. Veel mensen die de overstap hebben gemaakt zeggen: inventariseren zonder de chaos van papierwerk en Excel is echt mogelijk - en je wilt nooit meer terug!

‍

Evaluatie en follow-up

Na het tellen begint het net zo belangrijke deel: het analyseren van de resultaten van de inventarisatie en het nemen van de juiste maatregelen. Met een digitale oplossing zoals BarBrain gaat dit grotendeels automatisch - maar of het nu analoog of digitaal is, let op de volgende punten:

1. Documenteer de inventarisatieresultaten: Zorg ervoor dat alle getelde hoeveelheden goed worden vastgelegd. Als je op papier hebt geteld, zet dan alle cijfers netjes over naar je Excel-lijst of goederenbeheersysteem. Controleer meteen op plausibiliteit: Zijn er extreem hoge of lage waarden die wijzen op een fout? Het is beter om nog een keer te hertellen dan om onjuiste gegevens over te dragen.
2. Voer een doel/werkelijke vergelijking uit: Vergelijk de getelde werkelijke voorraad met de doelvoorraad (d.w.z. wat beschikbaar zou moeten zijn volgens de boekhouding of de laatste voorraadopname). Bij verschillen - zogenaamde inventarisverschillen - noteert u de grootte van het verschil voor elk artikel. BarBrain geeft dergelijke verschillen automatisch weer in het rapport.
3. Oorzaken voor afwijkingen vinden: Analyseer grote afwijkingen kritisch. Kunnen de tekorten te wijten zijn aan diefstal of krimp (bijv. morsen, verdamping)? Werden recepten misschien niet precies gevolgd of waren er fouten in de laatste levering? Praat openlijk met je team over de inventarisatieresultaten. Vaak is het mogelijk om de oorzaken op te helderen - bijvoorbeeld dat er onnauwkeurige invoer is gedaan tijdens hectische werkzaamheden - en passende tegenmaatregelen te nemen.
4. Documenteer verlies en breuk: Alles wat bedorven, gemorst of gebroken is, moet apart worden geregistreerd. Je kunt deze hoeveelheden nu van de voorraad afschrijven. Dit zorgt voor correcte voorraadniveaus en voorkomt dat je "betaalt" voor bederfelijke goederen die er bijvoorbeeld niet meer zijn. Een goede documentatie van verliezen is ook relevant voor bedrijfsbeheer en belastingdoeleinden. Met BarBrain kunt u dergelijke verliezen direct tijdens het inventariseren vastleggen, zodat er niets wordt vergeten.
5. Werk de voorraden bij en bereken ze opnieuw: Werk vervolgens je voorraadlijsten en, indien nodig, het goederenbeheersysteem bij met de nieuwe actuele cijfers. Nu weet je precies wat en hoeveel er van elk artikel op voorraad is. Bereken de totale waarde van je voorraad (als dit niet automatisch gebeurt) - deze waarde wordt bijvoorbeeld opgenomen in de jaarrekening. Dankzij de inventaris kun je nu ook je verkoopkosten (verbruik) voor de vorige periode bepalen door rekening te houden met de begin- en eindvoorraad en de ontvangsten.
6. Benut de bevindingen: Het inventariseren van de voorraden is niet alleen een spel met getallen, het geeft je waardevolle inzichten voor de toekomst. Bekijk welke producten een bovengemiddelde krimp hadden of waar de voorraden verrassend hoog zijn. Deze informatie zal je helpen om je inkoop en voorraadbeheer aan te passen - bijvoorbeeld om minder te bestellen van een artikel dat een trage verkoper blijkt te zijn of om kritisch te onderzoeken waarom een duur artikel ontbreekt. Deel de resultaten met je team: lof voor kleine afwijkingen motiveert hen en als er problemen zijn, kun je samen oplossingen vinden (betere training, strengere controles, geoptimaliseerde recepten, enz.) Het doel is om van elke inventarisatie te leren om het operationele proces en de kostenstructuur voortdurend te verbeteren.

Voordelen van digitaal inventariseren met BarBrain

Waarom zou je overstappen van papierwerk of Excel naar een digitale inventaris - in het bijzonder BarBrain? Hier volgt een overzicht van de grootste voordelen:

• Enorme tijdsbesparing: BarBrain gebruikers melden dat ze hun inventarisatie kunnen afronden in de helft van de tijd die ze voorheen nodig hadden. Door in teamverband parallel te tellen en geen dubbel werk meer te doen (geen typewerk, geen handmatige totalen), bespaart u uren overwerk. Het inventariseren verandert van een dagelijks project in een snel voltooide routine.
• Grotere nauwkeurigheid: Digitaal opnemen elimineert foutbronnen. Verkeerde cijfers bij het typen of onleesbare notities behoren tot het verleden. BarBrain leidt u systematisch door alle items zodat u niets vergeet. U kunt de exacte hoeveelheden invoeren - u hoeft niet meer te raden hoeveel er in de geopende fles zit. Al met al krijgt u betrouwbare voorraadgegevens waar u echt op kunt vertrouwen.
• Gebruiksvriendelijk: De inventarisatie-app is intuïtief te gebruiken, zelfs voor technologie-beginners. In plaats van te jongleren met ingewikkelde Excel-formules, typ je in een gebruiksvriendelijke interface. Tijdrovend scannen of speciale apparatuur is niet nodig - je smartphone of tablet is alles wat je nodig hebt. Dit maakt inventariseren net zo eenvoudig voor jou en je team als het gebruik van een smartphone-app.
• Teamwerk en real-time synchronisatie: BarBrain is ontworpen om met meerdere mensen tegelijk te tellen. Of het nu bar, keuken of magazijn is - iedereen kan op zijn eigen apparaat werken in dezelfde inventarisatiecyclus. Alle gegevens worden in realtime gesynchroniseerd. Dit betekent dat de hele voorraadopname veel sneller klaar is en niemand duimen hoeft te draaien of om de beurt een lijst moet bijhouden. Deze samenwerking verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook de motivatie binnen het team - inventariseren wordt een gezamenlijk "project" in plaats van een eenzame strijd aan het einde van de dag.
• Automatische evaluatie & rapporten: Zodra u klaar bent met tellen, maakt BarBrain met één druk op de knop een inventarisatierapport. U ziet meteen de totale waarde van uw voorraad, alle hoeveelheden per artikel en eventuele verschillen ten opzichte van de vorige keer. Verliezen door breuk/krimp worden ook apart getoond als u die hebt geregistreerd. Je kunt deze rapporten gebruiken voor je boekhouding of belastingadviseur zonder dat je iets hoeft te bewerken. De volledige documentatie is bijna incidenteel gemaakt.
• Actuele gegevens en betere controle: Omdat digitaal inventariseren zo tijdbesparend is, kunt u dit vaker doen - bijvoorbeeld maandelijks. Zo beschikt u altijd over actuele voorraadgegevens. Voorraadverrassingen behoren tot het verleden: Je herkent tijdig of een product bijna op is of dat er een onverwacht tekort is. Hierdoor kunt u onmiddellijk tegenmaatregelen nemen, nabestellingen nauwkeuriger plannen en verspilling tot een minimum beperken. In het algemeen geeft BarBrain u een heel nieuw niveau van transparantie over uw voorraden, wat het operationele beheer veel gemakkelijker maakt.

Conclusie

Het inventariseren van de voorraad in de horeca hoeft geen eng onderwerp te zijn. Met een goede planning, het juiste team en vooral de juiste methode kan het vervelende inventariseren een beheersbaar proces worden - misschien zelfs een beetje routine. Of je nu voor het eerst digitaal wilt gaan werken of al ervaring hebt, het is de moeite waard om de stap te nemen weg van klemborden en Excel. Digitaal inventariseren met een oplossing als BarBrain bespaart tijd, zenuwen en uiteindelijk geld. Stelt u zich eens voor dat u uw volgende inventarisatie in enkele minuten afrondt in plaats van urenlang nachtwerk - en dat de resultaten direct correct en beschikbaar zijn. Dus waarom zou u zich druk maken over de chaos van papierwerk en Excel als het makkelijker kan?

BarBrain is klaar om ook uw inventaris te moderniseren - eenvoudig, digitaal en met echte toegevoegde waarde. Overtuig uzelf en neem de volgende stap: regel een gratis demo en test BarBrain 30 dagen gratis in uw bedrijf. U zult zien hoeveel makkelijker inventariseren ineens wordt. Als u eenmaal digitaal inventariseert, wilt u nooit meer terug naar de oude methode! Dit is het perfecte moment om over te stappen op de moderne inventarisatieoplossing en meer tijd vrij te maken voor de hoofdzaken - je gasten en je kernactiviteiten. Probeer het uit en bespaar uzelf de stress van het inventariseren - BarBrain zal u helpen!