Voorraadbeheer in de horeca: nauwkeurig & efficiënt

Het bijhouden van voorraden is een essentieel onderdeel van catering - zowel voor voedsel als dranken. Het geeft niet alleen belangrijk inzicht in de inventaris, maar is ook van groot belang voor de belastingdienst. Of het nu gaat om een restaurant of een bar, de vraag "Hoe maak je een inventarisatie?" is complex, omdat er rekening moet worden gehouden met zowel bederfelijke levensmiddelen als sterke dranken. In dit artikel laten we je zien hoe een voedsel- en drankinventarisatie werkt, waarom deze zo belangrijk is en hoe je deze efficiënt kunt organiseren. Tot slot leest u hoe de digitale oplossing BarBrain een revolutie teweegbrengt in het inventarisatieproces.

Waarom is een inventaris voor eten en drinken zo belangrijk?

Inventaris in de cateringindustrie bestaat uit twee hoofdcategorieën: Voeding (Food) en Dranken (Beverages). Beide gebieden hebben verschillende vereisten, maar ze zijn even belangrijk:

Eten:

• Bederfelijke waren: Veel voedingsmiddelen zoals vlees, vis, fruit of zuivel hebben een korte houdbaarheid. Een nauwkeurige inventarisatie helpt om bederf te minimaliseren en kosten te beheersen.
• Portiecontrole: Voedsel wordt vaak geconsumeerd in porties (bijv. 200 g biefstuk), wat nauwkeurig registreren en berekenen vereist.
• Orderbeheer: Regelmatige inventarisatie voorkomt overbestellingen die tot verliezen kunnen leiden.

Dranken (dranken):

• Bepaling van het vulniveau: Het voorraadniveau van sterke drank-, wijn- en bierflessen wordt bepaald op basis van vulniveaus. Verkeerde schattingen leiden vaak tot onnauwkeurigheden.
• Waarde van de goederen: Sterke dranken en premium dranken hebben vaak een hoge waarde. Een correcte inventarisatie beschermt tegen krimp of diefstal.

‍

Een correcte inventarisatie in de cateringsector vervult verschillende belangrijke functies:

• Boekhouding en jaarrekening: De inventaris aan het einde van het boekjaar heeft een directe invloed op de winst en dus ook op de belastingdruk. De belastingdienst hecht daarom bijzonder veel belang aan volledige en nauwkeurige inventarissen.
• Krimp voorkomen: Regelmatige inventarisatie helpt bij het identificeren en verminderen van verliezen door diefstal, bederf of voorraadtekorten.
• Berekening en winstgevendheid: inventarisatie geeft inzicht in het verbruik van goederen en helpt cateraars om hun inkoophoeveelheden beter te plannen en onnodige kosten te vermijden.
• Voldoen aan belastingvereisten: Onjuist voorraadbeheer kan leiden tot problemen bij belastingcontroles, bijvoorbeeld als de gegevens niet overeenkomen met de facturen.

Het inventarisatieproces in de cateringindustrie voor voedsel en dranken

Het inventarisatieproces verschilt enigszins voor voedsel en dranken, maar de algemene procedure blijft hetzelfde:

Stap 1: Voorbereiding

• Definieer opslagruimtes: Keuken, bar, koelruimtes en externe opslag moeten apart worden bekeken.
• Maak inventarislijsten: Maak aparte lijsten voor voedsel- en drankvoorraden om verwarring te voorkomen.
• Controleer de verbruiksgeschiedenis: Vergelijk verbruiksgegevens van eerdere inventarisaties om typische zwakke punten te identificeren (bijv. krimp of te veel bestellen).

Stap 2: Inventarisatie

• Voedselvoorraden: Tel al het voedsel afzonderlijk, van basisingrediënten tot bereide gerechten. Meet bederfelijke goederen in gewichtseenheden (bijv. kg, g) en droge producten in hoeveelheden of volumes.
• Voorraden drank: Noteer flessen (vol en geopend), kratten, blikken en vaten. Noteer voor open flessen het geschatte vulniveau (bijv. 0,5 liter).

Stap 3: Prijzen en waarden

• Voedingskosten: Voer de prijs per eenheid in (bijv. €10 per kg rundvlees) en bereken de totale waarde.
• Waarde drank: Voor sterke dranken en premium wijnen moeten aankoopprijzen gedocumenteerd worden om de waarde van de goederen te bepalen.

Stap 4: Rapporten genereren

Maak een rapport met de eindvoorraad, goederenwaarden en een overzicht van ontvangsten en uitgaven. Deze rapporten zijn belangrijk voor de boekhouding en belastingaangifte.

‍

Speciale uitdagingen in de voedselinventarisatie

Eten is vaak een grotere uitdaging dan drinken. Hier zijn enkele typische problemen en hoe je ze oplost:

Bederf

Voedsel met een korte houdbaarheid moet bijzonder nauwkeurig worden gedocumenteerd. Regelmatige inventarisatie helpt om te grote voorraden te voorkomen.

Hoeveelheden

Veel voedingsmiddelen worden geregistreerd in kilo's, grammen of liters, wat het bijhouden van de voorraad bemoeilijkt. Een digitale oplossing kan hier fouten helpen voorkomen.

Bereide gerechten

Ingrediënten die al in gerechten zijn verwerkt (bijv. soepen of dressings) moeten apart worden gedocumenteerd om het overzicht te bewaren.

Misrekening

Onduidelijke portiegroottes leiden vaak tot schommelingen in de consumptie. Nauwkeurige registratie is essentieel om de berekening te verbeteren.

‍

Uitdagingen in de drankeninventarisatie

Drankenvoorraad heeft ook zijn specifieke vereisten:

‍

Schatting van vulniveaus

Het is bijzonder moeilijk om de exacte vulgraad van gedistilleerde dranken te bepalen. Schattingen moeten worden gestandaardiseerd (bijvoorbeeld met behulp van een schaal).

Hoge waarde van goederen

Sterke dranken, wijnen en ambachtelijke bieren hebben vaak een hoge aankoopprijs. Onnauwkeurigheden in de inventaris leiden snel tot financiële verliezen.

Krimp

Krimp (bijvoorbeeld door gemorste drankjes of diefstal) is een veelvoorkomend probleem in bars. Een regelmatige inventarisatie helpt om dergelijke verliezen op te sporen.

‍

Tips voor het maken van inventarislijsten

Een goed gestructureerde inventarislijst is de basis van een succesvolle inventarisatie. De volgende tips helpen je om je lijsten efficiënt te organiseren:

• Aparte lijsten voor eten en drinken: zo houd je het overzicht en voorkom je verwarring.
• Gedetailleerde categorieën: Verdeel voedingsmiddelen in groepen zoals "Verse producten", "Droge ingrediënten" en "Verpakking".
• Keuzelijsten en sjablonen: Gebruik Excel of een inventarisatie-app om de invoer te vereenvoudigen.

‍

Digitale inventarisatie met BarBrain: de volgende stap

Handmatig de voorraad opnemen is tijdrovend en foutgevoelig. Met de BarBrain app voor digitaal inventariseren besparen restauranthouders tijd en winnen ze aan precisie:

• Geautomatiseerde registratie van voedsel- en drankvoorraden: Vulniveaus worden nauwkeurig gemeten en voedingsmiddelen kunnen snel worden gedocumenteerd.
• Minder krimp: Regelmatige inventarisatie helpt verliezen tot een minimum te beperken.
• Tijdbesparend: Cateraars melden een tijdsbesparing van meer dan 50%.
• Eenvoudig rapporten genereren: Automatische rapporten maken de samenwerking met de belastingadviseur eenvoudiger.

‍

Conclusie

De vraag"Hoe maak je een inventarisatie?" is bijzonder complex in de cateringindustrie, omdat zowel de voedingsmiddelen- als de drankensector specifieke uitdagingen met zich meebrengt. Een nauwkeurige en goed gedocumenteerde inventarisatie helpt niet alleen om krimp te minimaliseren, maar ook om financiële verliezen te voorkomen. BarBrain is een moderne oplossing die het inventarisatieproces veel eenvoudiger maakt voor cateraars.

‍

Probeer BarBrain nu 30 dagen gratis uit en ervaar hoe efficiënt uw volgende inventarisatie kan zijn! Boek nu een demo!