Excel-inventarislijst voor de cateringindustrie

In de horeca is een overzicht van de voorraadniveaus cruciaal voor winstgevendheid en gasttevredenheid. Een gestructureerde voorraadlijst - in de vorm van een Excel-spreadsheet of een digitale oplossing - helpt u om de kosten te beheersen en verkoopkansen te herkennen. Gespecialiseerde bronnen wijzen erop dat het bijhouden van voorraadniveaus niet alleen tijd bespaart, maar ook overtollige voorraad vermindert en het plannen van menu's vereenvoudigt.

Regelmatige inventarisatie is een belangrijk onderdeel van elk restaurant- en cateringbedrijf om de voorraadniveaus bij te houden en de kosten te beheersen. Een inventarislijst voor de horeca, bijvoorbeeld als Excel-sjabloon of PDF, kan helpen om tijd en moeite te besparen. In dit artikel leggen we uit hoe je een inventarislijst maakt in Excel voor de horeca en welke sjablonen geschikt zijn voor de horeca. Met de juiste methoden en sjablonen wordt het inventariseren in de horeca veel efficiënter. Aan het einde van het artikel geven we je een gratis Excel-sjabloon voor de drankinventarisatie tot uw beschikking.

‍

1. basisstructuur van de inventarislijst voor catering in Excel

Een inventarislijst moet meer zijn dan een losse verzameling cijfers. Er moet een duidelijke structuur in zitten, zodat je altijd antwoord hebt op vragen als "Wat is de waarde van de goederen?" of "Hoeveel flessen zijn er op dit moment nog beschikbaar?". De volgende tabel toont de belangrijkste kolommen voor een inventarislijst in Excel:

• Productnaam: Gedetailleerde beschrijving (bijv. "Bacardi Carta Blanca Rum")‍
• Artikelnummer: Uniek nummer om eenvoudig alle items te registreren
• Eenheid: Typische maateenheid zoals flessen, liters, gewicht of containermaten
• Locatiegebied: Opslaglocatie van de goederen (bar, keuken, kelder)
• Inventaris: Informatie over de huidige inventaris om een overzicht te behouden
• Aankoopprijs: Deze informatie helpt je om je inventaris en winstgevendheid te berekenen en stelt je in staat om de exacte waarde te bepalen
• Verkoopprijs: je moet ook de verkoopprijs documenteren om je verkoop beter te kunnen plannen
• Opmerking: In de opmerking kun je nuttige informatie vastleggen, zoals houdbaarheid

2. categorieën en verschillende inventarislijsten maken voor de horeca

Een cateringbedrijf heeft meestal verschillende opslaglocaties: bar, keuken, koelruimtes of kelder. Scheid deze gebieden duidelijk in je lijst. Binnen elk gebied moeten producten worden onderverdeeld in categorieën zoals sterke dranken, wijnen, frisdranken en voedingsmiddelen. Deze categorisering op twee niveaus verbetert het overzicht en versnelt het inventariseren. Zorg ervoor dat je serienummers, houdbaarheidsdata of batchnummers apart noteert, zodat je snel kunt reageren in geval van schade.

Tip: Download onze gratis inventarisatiesjabloon voor Excel of PDF om je voorraden nog gemakkelijker te organiseren.

3. tijdbesparende tips voor voorraadopname in de cateringsector

4. prijzen en waarden voor de cateringinventarislijst in Excel

Een nauwkeurige berekening van de waarde van goederen is essentieel: de inkoopprijs per eenheid en het totale kostenblok (hoeveelheid×prijs) geven informatie over de voorraadwaarde en helpen bij het berekenen van prijzen voor eten en drinken. Noteer prijsveranderingen in een aparte kolom zodat je snel kunt reageren op prijsschommelingen. In sommige gevallen kan het ook nuttig zijn om de huidige waarde of resterende houdbaarheid van een product te noteren (bijv. voor wijnen of oude sterke dranken).

5. de cateringinventaris efficiënt overdragen aan de belastingadviseur

Samenwerken met je belastingadviseur is een andere belangrijke overweging bij het maken van een cateringinventarislijst. Hier zijn enkele best practices:

• Categorieën op basis van opslaglocaties en artikelgroepen: Duidelijke categoriseringen vergemakkelijken de overdracht en belastingcontroles.
• CSV-export van de Excel-lijst: Hiermee kan de belastingadviseur de inventarisgegevens gemakkelijk verwerken.
• Documentatie voor belastingcontroles: Een goed gestructureerde en volledig ingevulde inventarislijst helpt bij de voorbereiding op controles.

6. voor- en nadelen van een inventarislijst voor de horeca in Excel

Voordelen van een Excel-inventarislijst:

• Flexibiliteit en lage kosten: een Excel-sjabloon kan worden aangepast en is vaak gratis verkrijgbaar.
• Basisautomatisering door formules: Automatische berekeningen maken eenvoudig beheer mogelijk.

Nadelen van een Excel-inventarislijst:

• Foutgevoelig en tijdrovend: Handmatige invoer is tijdrovend en leidt vaak tot fouten, vooral bij grote voorraden.
• Beperkte automatisering: In tegenstelling tot gespecialiseerde inventarisatie-apps kan Excel slechts in beperkte mate worden geautomatiseerd en biedt het geen realtime synchronisatie.

7. digitaal alternatief voor de Excel-inventarisatielijst voor de cateringindustrie

Voor restauranthouders die op zoek zijn naar een eenvoudigere oplossing, is een inventarisatie-app voor de horeca een verstandig alternatief. Een gespecialiseerde oplossing zoals BarBrain vermindert de inspanning en het foutenpercentage en biedt een slimme digitale inventaris voor de horeca.

Twijfelt u nog? Probeer BarBrain 45 dagen gratis uit en ervaar de voordelen van een professionele inventarisatie-app voor uw voorraadbeheer.