Waarom maandelijkse inventarisatie? Optimaliseer krimp & gebruik van goederen

Waarom je een maandelijkse inventarisatie nodig hebt - hoe je je verkoopkosten, krimp en breuk optimaliseert

In de horeca telt elke euro. Als u uw voorraadniveaus niet onder controle hebt, riskeert u grote verliezen - vaak onopgemerkt. Vooral krimp, breuk of verkeerd berekend gebruik van goederen blijven onzichtbare kostenveroorzakers zonder regelmatige controle. Juist daarom is een maandelijkse voorraadcontrole een onmisbaar hulpmiddel voor elk professioneel bedrijf.

Lees meer in deze blog:

- Waarom een maandelijkse inventarisatie de sleutel is tot betere kostenbeheersing

- Hoe krimp en breuk herkennen met eenvoudige berekeningen

- Welke concrete maatregelen verzekeren uw winst

Waarom is een maandelijkse inventarisatie zo belangrijk?

De jaarlijkse inventarisatie is verplicht - maar niet genoeg. Een maandelijkse inventarisatie geeft je een continu overzicht van de goederenstroom, voorraadniveaus en mogelijke verliezen. En het beste is dat je in een vroeg stadium herkent waar geld verloren gaat en tegenmaatregelen kunt nemen.

Uw voordelen:

• Controle op het gebruik van goederen
• Vroegtijdige detectie van krimp en breuk
• Betere inkoopvoorwaarden door voorspelbaarheid
• Voorbereiding voor belasting- en bedrijfscontroles

‍

Bereken professioneel de kosten van verkoop

De kostprijs van verkochte goederen laat zien hoeveel goederen je in een maand hebt gebruikt - en hoeveel dat heeft gekost. De formule:

Kostprijs van goederen = beginvoorraad + aankopen - eindvoorraad

Een voorbeeld uit de praktijk:

• Openingssaldo: € 7.000
• Aankopen: € 28.000
• Eindsaldo: € 9.000
• Omzet: € 100.000

Kosten van goederen = € 26 000

Kosten van verkochte goederen in % = 26

Of 26% goed of slecht is, hangt af van het concept - fine dining, casual of take-away hebben verschillende streefwaarden. Algemene richtwaarden zijn daarom niet erg zinvol.

‍

Waarom maandelijks controleren?

‍Metde maandelijkse vergelijking kun je afwijkingen vroegtijdig herkennen - en gerichte tegenmaatregelen nemen, bijvoorbeeld door inkoophoeveelheden, prijzen of magazijnprocessen aan te passen.

‍

Maak krimp en breuk eindelijk zichtbaar

Krimp wordt veroorzaakt door diefstal, onjuiste portionering of bederf. Breuk - zoals gebroken flessen - is een alledaags verschijnsel in de cateringindustrie. Beide worden echter vaak niet gedocumenteerd en blijven daarom een onzichtbare kostenfactor.

‍

Dit is hoe je de wiskunde doet:

Krimp = verschil tussen werkelijke consumptie (volgens inventaris) en theoretische consumptie (volgens kassa of verkoopcijfers)

Krimppercentage = (krimp / kosten van verkochte goederen) * 100

Is je krimppercentage hoger dan 3%? Dan moet je dringend controleren wat er misgaat. De DEHOGA (Duitse Horeca Vereniging) noemt 3% als een standaard richtlijn voor de branche - voor drankjes kan het minder zijn.

Om de krimp correct te berekenen, heb je nodig:

• De werkelijke voorraadbewegingen (bijv. geregistreerd met BarBrain)
• Verkoopcijfers van de kassa
• Extra recepten of portiegroottes voor maaltijden

Voorbeeld met bierflesjes:

Beginvoorraad: 140 flessen
Aankopen: 460 flessen
Eindvoorraad: 128 flessen
Verkopen volgens het kasregister: 427 flessen
Werkelijk verbruik volgens de inventaris (kostprijs van verkochte goederen): 140 + 460 - 128 = 472 flessen
Krimp: 427 (verkocht) - 472 (verbruikt) = -45 flessen
Krimppercentage: (45 / 472) × 100 ≈ 9,5%.

Een krimp van meer dan 9% ligt ver boven de gebruikelijke richtlijnwaarde (ongeveer 3%) en moet beslist worden gecontroleerd - mogelijke oorzaken: Breuk, diefstal, onjuiste uitgifte of onjuiste boekingen.
Krimp kan alleen worden herkend met een combinatie van kassagegevens en nauwkeurige voorraadopname - vooral gemakkelijk te meten in het geval van goederen in flessen.

‍

Breukformule:

Breuk = waarde van beschadigde goederen / kostprijs van goederen

Tip: Documenteer breuk direct digitaal - met tools zoals BarBrain heb je de cijfers altijd bij de hand.

‍

Welke inzichten levert dit je elke maand op?

• Herken je trends - nemen de verliezen voor bepaalde producten toe?
• Je kunt inkoopprocessen aanpassen - als je beter plant, koop je goedkoper in.
• Je beschermt jezelf tegen extra betalingen in het geval van belastingcontroles - volledige documentatie is verplicht.

De belastingdienst eist een gedetailleerde administratie, vooral tijdens belastingcontroles. Discrepanties in het gebruik van goederen of krimp kunnen snel leiden tot dure naheffingen.

‍

Concrete maatregelen als krimp en breuk te hoog zijn

1. Verbeter de structuur van het magazijn: Duidelijke etikettering en opslaglocaties verminderen fouten.
2. Train personeel: Verkeerd portioneren kost geld.
3. Betere veiligheidsmaatregelen: Videobewaking of dubbele controles voor dure goederen.
4. Met behulp van digitale hulpmiddelen: BarBrain maakt het proces sneller, nauwkeuriger en levert de gegevens met één druk op de knop.

‍

Conclusie: maandelijkse inventarisatie = meer winst en minder gedoe

Als je je maandelijkse inventarisatie consequent uitvoert, heb je niet alleen een betere controle over de kosten van goederen, maar verminder je ook actief krimp en breuk. Je krijgt echte gegevens over de prestaties van je bedrijf en kunt gerichte maatregelen nemen voordat de verliezen escaleren.

Tip: Met BarBrain voltooit u niet alleen uw maandelijkse inventarisatie sneller, maar ook op een wettelijk correcte en transparante manier - perfect voorbereid op de volgende belastingcontrole.