Wat zijn de voordelen van inventariseren in de cateringsector?

Wat zijn de voordelen van inventariseren in de cateringsector?

Voorraad opnemen - het woord alleen al doet veel restauranthouders met hun ogen rollen. "Tijdrovend, saai, onnodig, ik doe het niet", is wat je vaak hoort als het gaat over inventariseren in het magazijn. Omdat veel bedrijven niet wettelijk verplicht zijn om regelmatig inventarisaties uit te voeren, wordt het onderwerp vaak uitgesteld of zelfs helemaal genegeerd. Maar wie denkt dat inventariseren niet nodig is, verspilt geld. Wat zijn dan de echte voordelen van inventariseren, vooral in restaurants en cateringbedrijven? Kort gezegd: heel veel. Van het bepalen van belangrijke kengetallen zoals de kostprijs van goederen tot het opsporen van krimp - het regelmatig inventariseren van de voorraad is een onderschatte succesfactor in de horeca.

Hieronder laten we u zien waarom inventariseren essentieel is voor economisch succes en efficiënt voorraadbeheer in de cateringsector. U zult ook ontdekken hoe moderne digitale inventarisatieoplossingen voor de cateringsector, zoals BarBrain, helpen om het inventarisatieproces te versnellen en te vereenvoudigen.

Inventarisatie als basis voor economisch succes

Een voorraad bijhouden betekent een volledige inventaris van een bedrijf maken - van de sterke drank in de bar tot het eten in de keuken. Vooral in de horeca legt deze voorraad een groot beslag op het kapitaal: goederen die op de plank liggen zijn geïnvesteerd geld dat pas terugkomt als de producten worden verkocht. Een inventarisatie geeft een duidelijk overzicht van alle voorraden en het budget dat ermee gemoeid is. Voor succesvolle restauranthouders is dit overzicht goud waard, want alleen wie precies weet welke voorraad beschikbaar is en wat de voorraad waard is, kan goede zakelijke beslissingen nemen.

De inventaris vormt ook de basis voor belangrijke prestatie-indicatoren. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten van verkochte goederen - de verhouding tussen het verbruik van goederen (voedsel, drank) en de behaalde omzet. Om de kosten van verkochte goederen nauwkeurig te berekenen, heb je de begin- en eindvoorraad voor een periode nodig. De inventaris levert deze cijfers. Een regelmatige inventarisatie helpt dus om de kostprijs van goederen te controleren en te optimaliseren. Een restaurant dat zijn inkoopkosten onder controle heeft, kan het gebruik van goederen gericht optimaliseren - bijvoorbeeld door te hoge inkoopkosten of te grote porties op te sporen en tegen te gaan. Het resultaat: lagere kosten en hogere winstmarges.

Deze voordelen worden natuurlijk alleen gerealiseerd als de inventarisatie ook echt regelmatig wordt uitgevoerd. Daarom moeten cateringbedrijven inventariseren plannen als een vast onderdeel van hun activiteiten en hun personeel er vanaf het begin bij betrekken. Als alle werknemers begrijpen wat de voordelen zijn van inventariseren en hoe het helpt om het bedrijf te verbeteren, zullen ze gemotiveerder zijn om de inventarisatie zorgvuldig en snel uit te voeren.

Ontdek krimp, diefstal en verspilling

Een regelmatige inventarisatie maakt het mogelijk om onregelmatigheden in de inventaris op te sporen. Vooral in de horeca komt krimp helaas steeds weer voor - door diefstal, bederf of gewoon door onnauwkeurig werk. Als er aan het einde van de maand minder flessen wijn in de schappen staan dan er volgens de verkoopstatistieken zijn verkocht, is er iets mis. Voorraadverschillen kunnen verschillende oorzaken hebben: een gebroken glas, vergeten invoer, maar ook diefstal door werknemers of verliezen door onjuiste opslag.

Een praktisch voorbeeld: een bar ontdekt tijdens het inventariseren dat er regelmatig dure sterke dranken ontbreken zonder dat de bijbehorende inkomsten zijn geboekt. Met deze informatie kunnen de uitbaters gerichte tegenmaatregelen nemen, zoals personeel opleiden over portionering, strengere controles of de installatie van beveiligingssystemen. Voedselverspilling kan ook worden teruggedrongen door het bijhouden van voorraden. Als bederfelijke waar in een restaurant vaak bederft en moet worden weggegooid, laat de inventaris dit probleem duidelijk zien. De verantwoordelijken kunnen dan bestelhoeveelheden aanpassen of recepten wijzigen om de ingrediënten tijdig te gebruiken. Kortom: inventarisatie creëert transparantie en beschermt tegen onopgemerkte verliezen die anders direct de winst zouden drukken.

Efficiënt magazijnbeheer in de cateringindustrie

Regelmatige inventarisatie is ook de basis voor efficiënt magazijnbeheer. Als je je voorraden kent, kun je het bestelproces optimaliseren: Er wordt precies ingekocht wat daadwerkelijk nodig is. Zonder inventarisatie bestaat het risico dat je ofwel te veel voorraad hebt (wat kapitaal vastlegt en het risico op bederf vergroot) ofwel te weinig (waardoor in het ergste geval populaire gerechten of dranken niet beschikbaar zijn).

Met inventarissen kunnen restauranthouders trends en consumptiepatronen herkennen. Een analyse van een inventaris laat bijvoorbeeld zien dat een bepaald bier in de zomer veel sneller leeg is dan in de winter. Met deze kennis kunnen bestellingen aan het seizoen worden aangepast. Het valt ook op wanneer een bepaalde wijn nauwelijks wordt geconsumeerd - in dat geval kan de inkoop worden verminderd of de wijnkaart worden aangepast om voorraadtekorten te voorkomen. Een inventaris maakt het ook mogelijk om de voorraad fysiek te organiseren. Vaak wordt het FIFO-principe ( First In, First Out) toegepast: Oudere goederen moeten vooraan liggen zodat ze het eerst opgebruikt worden en niets bederft. Een inventarisatie biedt de mogelijkheid om dergelijke organisatorische maatregelen door te voeren en zo het magazijn als geheel efficiënter te maken. Kortom: een goed voorraadbeheer van de catering is gebaseerd op betrouwbare voorraadgegevens. Dit voorkomt overbevoorrading, houdt het magazijn georganiseerd en het keuken- en barteam heeft altijd de ingrediënten die ze nodig hebben voor een soepele werking.

Digitale inventarisatie in de horeca: inventarisatiesoftware voor restaurants

Ondanks alle voordelen schrikken veel restauranthouders terug voor de moeite die het inventariseren met zich meebrengt. Traditionele inventarisatie betekent vaak urenlang flessen tellen na sluitingstijd, sjouwen met kratten, voorraadniveaus noteren in koelcellen en uiteindelijk alles overbrengen naar Excel-spreadsheets. Dit is niet alleen vervelend, maar ook gevoelig voor fouten - vooral als geopende flessen of open verpakkingen "pi mal thumbs" worden geschat. Gelukkig leven we in het digitale tijdperk: moderne software voor voorraadtelling kan het proces drastisch vereenvoudigen en versnellen. Dit verlaagt ook de arbeidskosten: waar vroeger meerdere werknemers uren bezig waren, gaat het nu veel sneller - wat zenuwen en personeelskosten bespaart.

Digitale inventarisatie in de horeca: inventarisatie kan aanzienlijk worden vereenvoudigd met speciale apps en softwareoplossingen. Een voorbeeld uit de praktijk: een restaurant veranderde de intervallen voor het opnemen van de voorraad van driemaandelijks naar maandelijks nadat het was overgestapt op een digitale oplossing. Ondanks de frequente inventarisatie werd de totale benodigde tijd verkort, omdat de smartphone-app de voorraadniveaus veel sneller registreerde dan het gebruik van een klembord en papier. Artikelen kunnen worden ingevoerd met een barcodescan of via vooraf gedefinieerde lijsten. In het geval van sterke dranken zijn onzekere schattingen niet langer nodig: Moderne tools maken het mogelijk om het vulniveau van een fles nauwkeurig te registreren met behulp van een schuifregelaar of zelfs fotoherkenning. Foutenbronnen worden geminimaliseerd en de resultaten van de inventarisatie zijn onmiddellijk digitaal beschikbaar.

Dergelijke oplossingen voor inventarisatiesoftware voor restaurants bieden vaak nog meer: evaluaties met één druk op de knop, synchronisatie met systemen voor goederenbeheer en export van gegevens voor de boekhouding. Hierdoor heeft de restauranthouder niet alleen minder werk tijdens het inventariseren, maar profiteert hij ook altijd van actuele voorraadgegevens. Bestellingen kunnen worden geautomatiseerd als de voorraad onder een bepaalde drempelwaarde komt. Rapporten laten zien welke producten het snelst bewegen of waar opvallende krimpcijfers voorkomen. Dit alles maakt het eenvoudiger om snel de juiste beslissingen te nemen.

BarBrain.com - de digitale inventarisatieoplossing voor horecabedrijven

Wanneer je op zoek bent naar geschikte software voor het bijhouden van de voorraad, stuit je al snel op BarBrain.com. BarBrain is een inventarisatie app speciaal ontwikkeld voor de horeca en wordt al veel gebruikt in bars, restaurants en hotels. Het motto: "De snelste inventaris voor eten & drinken". In feite vereenvoudigt BarBrain het inventarisatieproces enorm. Met de app kunnen medewerkers gemakkelijk de voorraad drank en voedsel bijhouden via een smartphone of tablet. In plaats van moeizaam elke fles te wegen of de inhoud te schatten, wordt het vulniveau eenvoudig ingevoerd met behulp van de touchscreen weegschaal - het systeem zet dit automatisch om in hoeveelheden en waarden. Het is ook mogelijk om barcodes te scannen of te kiezen uit opgeslagen productlijsten, wat een enorme hulp is, vooral als er veel verschillende ingrediënten in de keuken zijn.

De voordelen liggen voor de hand: tijdsbesparing, nauwkeurigheid en overzicht. Volgens de fabrikant kan de inventarisatie met BarBrain tot 70 % sneller worden uitgevoerd dan met conventionele methoden - een enorm voordeel voor elk team dat geen uren wil besteden aan tellen na het werk. Tegelijkertijd verhoogt de digitale registratie de nauwkeurigheid: alle gegevens zijn onmiddellijk elektronisch beschikbaar en typefouten of omgedraaide cijfers worden vermeden. BarBrain biedt ook een verbinding met gangbare kassa- en goederenbeheersystemen, zodat voorraden en verkopen gesynchroniseerd worden. Rapporten en analyses kunnen op elk gewenst moment worden opgevraagd, bijvoorbeeld om het gebruik van goederen te evalueren of om krimp te detecteren.

Nog een praktisch voordeel: het inventarisatieteam kan parallel werken en kan in realtime zien welke oppervlakten al geteld zijn. Geen enkele zone wordt vergeten en dubbele tellingen worden vermeden. Meer dan 1.000 cateringbedrijven vertrouwen al op BarBrain - van kleine trendy bars tot grote restaurantketens, gebruikers melden aanzienlijk efficiëntere processen. Het is de moeite waard om deze digitale inventarisatieoplossing eens te proberen voor elk horecabedrijf - van kleine bars tot grote restaurants.

Conclusie: inventariseren loont

Ook al lijkt het soms vervelend, het antwoord op de vraag "Wat zijn de voordelen van inventariseren?" is duidelijk: het zorgt voor controle, kostenbesparingen en uiteindelijk meer winst. Regelmatige inventarisatie is een beslissende succesfactor, vooral in restaurants en bars. Of het nu gaat om het bepalen van de kosten van goederen, het voorkomen van verliezen of het optimaliseren van de opslag - het opmaken van de voorraad levert de gegevensbasis voor al deze gebieden. Bedrijven die consequent inventariseren, hebben meer grip op hun cijfers en kunnen sneller reageren op problemen. Het resultaat is lagere kosten, minder verrassingen en een soepele bedrijfsvoering.

Er is dus geen reden voor restauranthouders om geen inventarisatie te doen. Integendeel: het is de moeite waard om een vast inventarisatieschema in te voeren - maandelijks of zelfs wekelijks voor kritieke gebieden. En om de inspanning tot een minimum te beperken, is het gebruik van moderne hulpmiddelen aan te raden. BarBrain.com is een uitstekend voorbeeld van hoe een digitale inventarisatieoplossing van een karwei een plezier kan maken. Als je de voordelen van inventariseren ten volle wilt benutten, moet je dergelijke tools gebruiken. Zo verandert het inventariseren van een onbemind bijbaantje in een slimme managementtool die de winstgevendheid van uw cateringbedrijf zal verhogen.