Inventaris voor meer liquiditeit & beter inkoopbeheer

Een volle voorraad en nog steeds krap bij kas? Veel cateraars kennen dit probleem. Het is vaak te wijten aan dood kapitaal in de vorm van ongebruikte voorraad die in het magazijn ligt te sluimeren. Geld dat vastzit in overtollige flessen, voedsel en ingrediënten ontbreekt dan aan de kassa - liquiditeit die je restaurant kwijtraakt voor belangrijkere uitgaven. Tegelijkertijd leiden onduidelijke voorraadniveaus tot verkeerd inkoopbeheer: je bestelt te veel van de verkeerde dingen of vergeet belangrijkere dingen in te kopen. De oplossing ligt voor de hand: een regelmatige voorraadtelling geeft een overzicht en helpt je om weloverwogen aankoopbeslissingen te nemen. Traditionele inventarisatie is echter tijdrovend en wordt daarom vaak vermeden. Gelukkig is het tegenwoordig eenvoudiger - digitaal inventariseren met tools zoals BarBrain bespaart tijd en levert nauwkeurige gegevens op.

In dit artikel leert u op een praktische manier waarom regelmatig inventariseren zo belangrijk is, hoe u meer liquiditeit kunt krijgen in het restaurantbedrijf en uw inkoopbeheer in het restaurant kunt optimaliseren, en hoe BarBrain u ondersteunt als slimme oplossing.

Dood kapitaal in het magazijn - de verborgen kosten voor je restaurant

Een vol magazijn kan op het eerste gezicht geruststellend lijken, maar het kan een kostenval worden. Elk kratje bier, elke fles wijn en elke bulkverpakking die ongebruikt in de kelder staat, legt beslag op contant geld. Dit vastgelegde geld wordt dood kapitaal genoemd - het zit vast in het magazijn in plaats van voor je bedrijf te werken. De truc is om genoeg op voorraad te hebben om alle gerechten en dranken te kunnen aanbieden, maar niet zoveel dat het overschot op de plank blijft liggen als dood kapitaal of, in het ergste geval, bederft. Elk product dat stof verzamelt in het magazijn is uiteindelijk verloren winst.

Voorbeeld: Stel je voor dat je tien kisten van een bepaalde wijn koopt vanwege een volumekorting, die je eigenlijk maar langzaam verkoopt. Je hebt nu kapitaal uitgegeven aan tien kisten, maar verkoopt er misschien maar twee per maand. De overige acht kisten staan maandenlang ongebruikt - dat is geld dat je niet ergens anders voor hebt. Je loopt ook het risico dat de wijn in de tussentijd aan kwaliteit verliest. Als je alleen had besteld op basis van de werkelijke vraag, zou je meer geld op je rekening hebben staan(meer liquiditeit voor je bedrijf).

Naast overtollige voorraad veroorzaken bederf en krimp ook kosten: verlopen voedsel moet worden weggegooid, wat neerkomt op een dubbel verlies - inkoopkosten en verloren verkoop. Onopgemerkte diefstal of fouten in de voorraad leiden ook tot financiële verliezen. Dit alles leidt al snel tot aanzienlijke bedragen. Volgens schattingen besteden cateringbedrijven ongeveer 35% van hun budget aan voedsel - en 20% van deze kosten zou bespaard kunnen worden door een goede voorraadtelling. Met andere woorden, een vijfde van de kosten van goederen is vaak dood kapitaal of vermijdbaar verlies omdat mensen niet goed kijken. Je zou dit geld kunnen vrijmaken door een beter voorraadbeheer en het elders gebruiken, bijvoorbeeld voor investeringen of dringende uitgaven. Je kunt in de horeca vooral meer liquiditeit bereiken door je voorraad efficiënt te beheren en geen geld op de plank te laten liggen.

Regelmatige inventarisaties - zo krijg je liquiditeit en voorkom je verliezen

Frequentie maakt het verschil: Een eenmalige jaarlijkse inventarisatie is goed voor de fiscale boekhouding, maar in het dagelijks leven is het veel te weinig om zwakke punten bloot te leggen. Alleen als je regelmatig inventariseert - idealiter maandelijks of zelfs wekelijks - heb je een continu overzicht. Zo kun je sneller reageren voordat je te veel kapitaal vastlegt of verspilt. Veel restauranthouders voeren echter veel te weinig inventarisaties uit. In een onderzoek gaf meer dan 41% van de bedrijven aan dat ze niet vaker dan één keer per jaar inventariseren. Het is geen wonder dat het vaak lang duurt om te beseffen hoeveel geld er in de voorraad zit. Aan de andere kant hebben bedrijven die bijvoorbeeld maandelijkse inventarisaties consequent plannen een enorm voordeel: problemen zoals sluipende overvoorraden of stijgende voorraadniveaus worden in een vroeg stadium zichtbaar.

Regelmatige inventarisaties dragen direct bij aan meer liquiditeit omdat ze potentiële besparingen aan het licht brengen. Hier zijn enkele financiële voordelen van het regelmatig inventariseren:

• Minder vastliggend kapitaal: U herkent overtollige voorraden onmiddellijk en kunt ze afbouwen. Het eerder vastgezette geld komt vrij en verhoogt de liquiditeit van uw bedrijf.
  
  
• Minder gebruik van goederen: Inventariscontrole vermindert het gebruik van goederen omdat er minder wordt weggegooid en onnodige aankopen worden vermeden. Slechts 1% minder verbruikte goederen kan duizenden euro's per jaar besparen - een regelmatige inventarisatie helpt u deze procentpunten goed te maken.
  
  
• Systeem voor vroegtijdige waarschuwing: U merkt op tijd wanneer bepaalde producten nauwelijks draaien (langzaamlopende artikelen). Zo kunt u reageren, bijvoorbeeld door verkoopacties of door de bestelhoeveelheid te verlagen. Dode voorraad wordt omgezet in geld in plaats van in het magazijn te verdwijnen.
  
  
• Preventie van diefstal en krimp: Voorraadverschillen vallen meteen op als je vaak telt. Gevallen van krimp of diefstal kunnen worden gelokaliseerd en gestopt voordat ze grote financiële schade veroorzaken. Regelmatige inventarisatie en steekproeven onthullen wanneer en waar onverklaarbare krimp optreedt - en u kunt tegenmaatregelen nemen.
  
  

En last but not least verbetert een regelmatige inventarisatie ook je reputatie bij banken of investeerders, omdat een slank magazijn en duidelijke cijfers duiden op financiële stabiliteit. Meer liquiditeit betekent ook meer buffer voor onverwachte uitgaven en minder stress bij knelpunten. Kortom: regelmatig inventariseren is als een fitnessprogramma voor de financiën van je restaurant - een beetje inspannend in het begin, maar met een duidelijke beloning. Studies tonen aan dat bedrijven die wekelijks inventariseren en zorgvuldig hun kosten van goederen berekenen, hun winst met 2-10% kunnen verhogen. Het is dus de moeite waard om vol te houden!

Beter inkoopbeheer dankzij actuele voorraadgegevens

Efficiënt inkoopbeheer begint met betrouwbare voorraadgegevens. Alleen als u precies weet wat en hoeveel er in uw magazijn ligt, kunt u inkopen op basis van uw behoeften - niet te veel en niet te weinig. Regelmatige inventarisaties leveren deze gegevens en stellen u in staat om uw inkoop te optimaliseren.

Zonder inventarisatie wordt de inkoop van goederen al snel een gokspelletje: je bestelt "willekeurig" of vertrouwt op buikgevoel en ervaring. Dit leidt tot verkeerde aankopen - je bestelt bijvoorbeeld iets dat eigenlijk nog in voldoende hoeveelheden beschikbaar was, of belangrijke ingrediënten ontbreken plotseling omdat je het verbruik ervan hebt onderschat. Beide kosten geld: of je hebt te veel voorraad (dood kapitaal) of, in het ergste geval, je moet meer inkopen omdat iets onverwacht op is.

Je kunt dit tegengaan met actuele voorraadcijfers. U kunt consumptiepatronen herkennen en uw assortiment en bestelritme daarop afstemmen. Door bijvoorbeeld de voorraadniveaus over meerdere weken te vergelijken, kunt u zien welke artikelen een lage omloopsnelheid hebben en welke topverkopers zijn. Uw inkoopbeheer wordt gegevensgebaseerd en daardoor veel nauwkeuriger. Hier volgen enkele praktische benaderingen om de inkoop in restaurants te optimaliseren:

• Bestel volgens de vraag: Controleer de huidige voorraadniveaus en verkoopcijfers voor elke bestelling. Bestel alleen de hoeveelheden bij die u verwacht nodig te hebben voor de volgende levering. Zo voorkomt u dat u te veel voorraad aanhoudt. Tip: Noteer minimum voorraadniveaus (par levels) voor belangrijke ingrediënten. Wanneer de voorraad in het magazijn deze drempel bereikt, is het tijd om te bestellen - maar alleen dan. Dit soort automatische nabestellingen is al lang standaard in de detailhandel; ook in de horeca kunt u profiteren van vaste drempels.
  
  
• Vergelijk leveranciers en prijzen: Goed inkoopbeheer gaat niet alleen over hoeveel je koopt, maar ook waar je het koopt. Inkoopoptimalisatie betekent ook dat je regelmatig de prijzen en voorwaarden van leveranciers moet controleren. Je kunt de kosten verlagen door slimme bestellingen te plaatsen (bijvoorbeeld grotere hoeveelheden als ze echt nodig zijn of gezamenlijke bestellingen met andere bedrijven) en stevig te onderhandelen. De beste prijs is echter nutteloos als de helft van de levering ongebruikt blijft - daarom gaan inkoop en voorraadbeheer hand in hand.
  
  
• Houd rekening met het seizoen en het menu: Plan je aankopen op basis van het seizoen en je huidige menu. Voorraadgegevens zullen je laten zien welke ingrediënten de laatste tijd onderbenut zijn - misschien omdat een gerecht niet zo goed verkoopt. Dergelijke bevindingen helpen je om je menu aan te passen of deze items te verminderen wanneer je de volgende keer boodschappen doet. Op deze manier kun je voorkomen dat je opslagruimte wordt geblokkeerd door trage verkopers.
  
  
• Creëer transparantie in het team: Deel de inventarisatieresultaten met je koks en barpersoneel. Als iedereen weet welke producten er in overvloed zijn of binnenkort schaars worden, kan het team daarnaar handelen (bijvoorbeeld specials aanbieden om overschotten te beperken of spaarzaam omgaan met schaarse ingrediënten). Beter inkoopbeheer is een teamtaak - samen kun je voorraadtekorten veel effectiever voorkomen.
  
  

Als je deze punten ter harte neemt, zul je het snel merken: Je boodschappen zijn makkelijker te plannen, minder stressvol en voordeliger. Je bestelt minder "op specificatie", je loopt niet zo snel het risico iets te vergeten en je hoeft niet meer zo vaak in paniek naar de telefoon te grijpen omdat een ingrediënt op is. In plaats daarvan heb je een systeem voor inkoopoptimalisatie in het restaurant dat je tijd, geld en zenuwen bespaart. Moderne digitale oplossingen kunnen je extra ondersteuning bieden door voorraadbeheer en inkoop te koppelen - meer hierover in de volgende sectie.

Digitale inventarisatie met BarBrain - efficiëntieverhoging voor magazijn en inkoop

Wees eerlijk: de belangrijkste reden waarom het inventariseren van de voorraad in veel cateringbedrijven wordt verwaarloosd, is de hoge mate van handmatige inspanning die ermee gepaard gaat. Urenlang flessen tellen, dozen sjouwen, cijfers intypen in Excel - geen wonder dat het zo weinig mogelijk wordt gedaan. Dit is waar het digitaal inventariseren om de hoek komt kijken. Gespecialiseerde apps en tools zoals BarBrain maken het inventariseren sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger. Dit verandert het inventariseren van een vervelende tijdverspiller in een gegevensbron met één druk op de knop.

Hoe werkt digitaal inventariseren met BarBrain? In plaats van een klembord en pen gebruik je een smartphone of tablet. De app leidt je door de voorraad en veel items zijn al voorgedefinieerd. Je kunt flessen en verpakkingen scannen met een barcodeof selecteren uit een productlijst en zelfs geopende eenheden registreren met een tik. Je hoeft niet meer onhandig te schatten hoeveel er in een geopende wijnfles zit - met BarBrain kun je precieze deelhoeveelheden invoeren. De gegevens worden in realtime digitaal geregistreerd en centraal opgeslagen.

De voordelen liggen voor de hand: je bespaart enorm veel tijd en voorkomt fouten. Cateraars melden tijdbesparingen van meer dan 50% dankzij digitaal inventariseren met BarBrain . Als het je vroeger bijvoorbeeld 4 uur kostte om de voorraad op te nemen, kun je dat nu in 2 uur doen - misschien zelfs sneller als je parallel rekent met je team. BarBrain maakt teamwerk mogelijk: Meerdere medewerkers kunnen tegelijkertijd in verschillende magazijngebieden tellen, wat het proces nog sneller maakt. Dit verandert de vaak gevreesde voorraadopname in een planbare, korte deadline.

BarBrain bespaart niet alleen tijd, maar levert je ook betrouwbare cijfers. Menselijke fouten zoals getransponeerde cijfers of onleesbare notities worden volledig geëlimineerd. De app vat alle invoer samen in een schone inventarislijst - zonder schattingen en zonder handmatige transcriptiefouten. Dit elimineert onzekerheden ("Hebben we 8 of 18 flessen jenever? Ik kan het handschrift niet lezen...") behoren tot het verleden. Je ontvangt direct na afloop een automatisch inventarisatierapport - volledig ingevuld met alle voorraden en totalen. Je kunt deze gegevens direct delen met het management of de belastingadviseur, wat weer tijd bespaart en zorgt voor volledige transparantie.

Digitale registratie legt ook de basis voor verdere analyses. In BarBrain kunt u de voorraadresultaten over verschillende perioden vergelijken en trends herkennen. Misschien valt het u op dat een bepaald product van maand tot maand afneemt - een teken dat het goed gaat en dat u tijdig moet bijbestellen. Of het kan je opvallen dat een duur artikel altijd ontbreekt ondanks regelmatige aanvulling - wat kan duiden op krimp. Dergelijke inzichten krijgt u alleen als de gegevens nauwkeurig en gemakkelijk beschikbaar zijn. BarBrain biedt u deze basis met één druk op de knop.

Nog een pluspunt: integratie in uw processen. BarBrain is niet alleen geschikt voor individuele bedrijven, maar ook voor winkelketens - u kunt alle locaties tegelijk in de gaten houden. De digitale inventaris kan via open interfaces worden gekoppeld aan bestaande systemen voor goederenbeheer. Hierdoor kunt u voorraadgegevens, boodschappenlijsten en verkoopcijfers koppelen, wat uw inkoopbeheer verder automatiseert. Op middellange termijn zou je BarBrain bijvoorbeeld kunnen gebruiken om automatisch een bestellijst te genereren als je voorraad onder een minimumniveau zakt. De app maakt inkopen nu al een stuk eenvoudiger voor je: na het inventariseren weet je precies wat er ontbreekt en kun je gerichte bestellingen plaatsen op basis van het huidige voorraadniveau.

En niet te vergeten de motivatiefactor voor het team: een digitale oplossing als BarBrain maakt het inventariseren bijna speels. Uw medewerkers scannen liever snel artikelen met hun mobiele telefoon dan dat ze zich 's avonds laat over lijsten buigen. Dit verhoogt de bereidheid om vaker te inventariseren. En hoe vaker u inventariseert (bijvoorbeeld maandelijks in plaats van jaarlijks), hoe minder moeite het kost - het is een zichzelf versterkend effect.

Praktijkvoorbeeld: Een van onze BarBrain-klanten, een restaurantmanager uit München, vertelt dat hij vroeger om de twee maanden een voorraad opmaakte omdat dat zo vervelend was. Sinds hij BarBrain gebruikt, maakt hij elke maand een voorraad op en dat heeft zijn voorraadniveaus met ongeveer 15% verminderd - dat komt neer op enkele duizenden euro's minder vastliggend kapitaal. Tegelijkertijd heeft hij nooit hoeven improviseren vanwege een gebrek aan ingrediënten; hij kan nu in een vroeg stadium zien wat bijna op is en tijdig bijbestellen. Dit voorbeeld laat zien hoe digitale inventarisatie en inkoopoptimalisatie hand in hand gaan.

Samengevat biedt BarBrain u de volgende voordelen voor voorraadbeheer en inkoopmanagement:

• Bespaar tijd: Bespaar meer dan de helft van de inventarisatietijd en gebruik personeelsuren elders.
  
  
• Fouten voorkomen: Geen telfouten, omgedraaide cijfers of schattingen meer - 100% correcte inventarisgegevens.
  
  
• Meer transparantie: Automatische rapporten en analyses geven je het overzicht dat je nodig hebt om op elk moment beslissingen te nemen.
  
  
• Teamefficiëntie: Gebruik meerdere apparaten tegelijk om parallel te tellen - inventariseren als een teaminspanning in plaats van een eenzame bezigheid.
  
  
• Optimaliseer de inkoop: Bestel gericht dankzij nauwkeurige voorraadcijfers en vermijd overbodige artikelen. Je hebt altijd de meest recente voorraadgegevens bij de hand wanneer je bestellijsten aanmaakt.
  
  
• Gebruiksvriendelijk: intuïtieve app-bediening, geïntegreerde productcatalogus met meer dan 20.000 items - je kunt alles tellen, van wijn tot schoonmaakproducten.
  
  

Geen wonder dat al meer dan 1000 bedrijven hun F&B inventaris digitaliseren met BarBrain. In de huidige horeca, die kampt met krappe marges en personeelstekorten, kan dergelijke efficiëntiewinst van cruciaal belang zijn. BarBrain is niet alleen geschikt voor grote hotels of ketens, maar ook voor de individuele zaak om de hoek - trouw aan het motto: "Als het digitaal is, dan goed en eenvoudig."

Conclusie: Meer liquiditeit en minder stress dankzij slim voorraadbeheer

Het regelmatig bijhouden van de voorraad is de sleutel tot het vermijden van dood kapitaal in uw cateringbedrijf , het verhogen van de liquiditeit en het tot stand brengen van een beter inkoopbeheer. Wat vroeger een vervelend karwei was, kan nu snel en nauwkeurig worden gedaan dankzij digitale voorraadtools zoals BarBrain. U voelt de voordelen direct in uw portemonnee: een slank magazijn betekent minder vastliggend geld en minder verliezen door bederf of krimp. Tegelijkertijd maken nauwkeurige voorraadgegevens een geoptimaliseerde inkoop mogelijk, wat overbestellingen voorkomt en ervoor zorgt dat de juiste artikelen altijd op het juiste moment beschikbaar zijn.

Voor u als restaurateur betekent dit minder financiële druk omdat uw geld niet langer onproductief in de opslag zit, en meer winst omdat u kosten bespaart. Bovendien wordt de organisatorische inspanning verminderd - u hebt weer meer tijd om u bezig te houden met de echt belangrijke dingen, of het nu gaat om de gastervaring, marketing of gewoon een vrije avond.

Het is belangrijk om nu actie te ondernemen. Analyseer je magazijn: Hoeveel kapitaal zit erin? Hoe vaak maak je inventaris op? Als u hier potentieel ziet, probeer dan een nieuwe aanpak. Digitaal inventariseren met BarBrain kan u de impuls geven om deze routine stevig in uw bedrijf te integreren. U zult verbaasd zijn hoe leuk het kan zijn als u ziet hoe de cijfers verbeteren - minder afschrijvingen, een lagere verhouding tussen kosten en omzet, meer liquiditeit.

Uiteindelijk gaat het erom controle te hebben over je voorraad in plaats van erdoor beheerst te worden. Een moderne, digitale inventaris is uw hulpmiddel om deze controle te krijgen. Met BarBrain aan uw zijde bent u goed uitgerust: U ziet in één oogopslag wat u hebt, wat u nodig hebt en wat u kunt besparen. Zo haalt u het beste uit uw bedrijf zonder geld te verliezen.

Waar wacht u nog op? Verban dood kapitaal uit uw magazijn en verwelkom een nieuw tijdperk van efficiëntie. Begin meteen - uw volgende inventarisatie kan de eerste zijn met BarBrain en u laten zien hoeveel slapend potentieel er in uw magazijn zit. Meer liquiditeit, minder stress: het ligt in uw handen!