Hoe maak je een cateringinventaris?

Voor restauranthouders is inventariseren een onmisbaar hulpmiddel voor voorraadbeheer, financiële boekhouding en het optimaliseren van het goederenbeheer. Vooral nieuwe restaurateurs of bedrijven met groeiend succes worden geconfronteerd met de vraag waarom en hoe een inventarisatie correct wordt uitgevoerd. Deze blogpost legt stap voor stap het proces van een horeca-inventarisatie uit, de wettelijke vereisten en geeft waardevolle tips om de efficiëntie te verhogen.

‍

Waarom moet er een inventaris worden opgemaakt in de cateringsector?

Het doel van een inventarisatie is om alle bezittingen van een restaurant vast te leggen om een nauwkeurige inventaris te krijgen. Het is niet alleen een zakelijke noodzaak, maar ook een wettelijke vereiste.

Doelstellingen van de inventarisatie:

• De werkelijke voorraad goederen bepalen: Alle voedingsmiddelen, dranken en verbruiksgoederen moeten worden geregistreerd.
• Correcte boekhouding: De inventarisgegevens vloeien naar de bedrijfsmanagementanalyse (BWA) en worden doorgestuurd naar de belastingadviseur.
• Vermijden van belastingproblemen: Een onjuiste of onvolledige inventaris kan leiden tot discrepanties met de belastingdienst.
• Krimp en diefstal herkennen: Een regelmatige inventarisatie helpt bij het identificeren van verliezen door breuk, diefstal of bederf.
• Optimalisatie van bestellingen: Door de voorraadniveaus te analyseren, is het eenvoudiger om te plannen wat er bijbesteld moet worden en in welke hoeveelheid.

‍

Wettelijke vereisten voor het bijhouden van voorraden in de cateringindustrie

Volgens het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB, § 240) is elke handelaar verplicht om een jaarlijkse inventarisatie uit te voeren. Dit resulteert in de volgende vereisten voor cateringbedrijven:

1. Jaarlijkse inventarisatie (verplicht): Alle voorraden moeten één keer per jaar worden geteld en gewaardeerd op de balansdatum (meestal 31 december).
2. Inventarisatie op sleuteldatum: Dit vindt plaats op een specifieke dag.
3. Eeuwigdurende voorraad: Dit houdt in dat er voortdurend voorraadniveaus moeten worden bijgehouden, wat alleen mogelijk is met een digitale oplossing zoals BarBrain of een voorraadbeheersysteem.
4. Documentatieplicht: de geregistreerde inventaris moet volledig en traceerbaar worden opgeslagen.
   

Het niet naleven van deze regels kan leiden tot problemen met de belastingdienst en de fiscale erkenning van voorraden in gevaar brengen.

‍

De optimale procedure voor een cateringinventaris

Voorbereiding van de inventaris

• Stel een datum vast (idealiter op de laatste dag van de maand of voor het einde van het jaar).
• Bepaal de verantwoordelijke persoon (senior medewerker of directeur).
• Definieer registratiemethode (Excel, kassa-export, app zoals BarBrain).
• Definieer opslagruimtes: Keuken, koeling, bar, opslagruimte.

Gestructureerde inventaris

Om fouten te voorkomen, moet de inventarisatie apart per gebied worden uitgevoerd:

Belangrijk: Hoe nauwkeuriger de opname, hoe beter de latere evaluatie.

Registratie van voorraden

• Handmatig tellen of digitale ondersteuning?
• Excel-lijsten: eenvoudig, maar foutgevoelig.
• Digitale oplossingen zoals BarBrain: Nauwkeurigere registratie mogelijk maken door gewichtsmeting en geautomatiseerde prijsevaluatie.
• Documenteer de exacte hoeveelheid per item (bijv. 37 flessen Aperol, 8 flessen rode wijn).
• Geopende flessen moeten ook worden geschat: Als er geen weegfunctie is, moet je empirische waarden gebruiken.

Waardering van voorraden

• Controleer de inkoopprijzen van de artikelen en vergelijk deze met de huidige facturen van de leverancier.
• Berekening van de totale waarde van de voorraden om deze te gebruiken voor de bedrijfsanalyse.
• Identificatie van afwijkingen tussen doel- en werkelijke voorraad (diefstal, breuk, krimp).

Controle en afronding

• Controleer alle geregistreerde gegevens op volledigheid.
• Maak een inventarisatieverslag en stem dit af met de belastingadviseur.
• Sla inventarisdocumentatie veilig op.

Hoe vaak moet een inventarisatie worden uitgevoerd?

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de vereisten kan de inventarisatie op verschillende intervallen plaatsvinden:

Conclusie

Een correcte en regelmatige voorraadtelling is essentieel voor het succes van een cateringbedrijf. Het helpt niet alleen om de voorraadniveaus transparant te beheren, maar voorkomt ook problemen met de belastingdienst en maakt een nauwkeurigere kostenbeheersing mogelijk.

Moderne digitale tools zoals BarBrain maken het opnemen veel eenvoudiger, omdat ze niet alleen het telproces automatiseren, maar ook inkoopprijzen en verbruiksstatistieken integreren. Of het nu maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks is - een goed georganiseerde inventaris geeft restaurateurs controle over hun voorraadbeheer en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt in het restaurant.