Hoe vaak moet je de balans opmaken in de horeca?

Het bijhouden van voorraden is vaak een onbeminde taak in de cateringsector - maar het is uiterst belangrijk. Restaurants, bars en hotels investeren tot 35% van hun budget in goederen zoals eten en drinken. Studies tonen aan dat een efficiënt voorraadbeheer tot 20% van deze goederenkosten kan besparen. Tegelijkertijd gaat in cateringbedrijven elke maand ongeveer 20% van de omzet verloren door krimp, diefstal of onbedoelde verliezen. De vraag naar de optimale inventarisatiefrequentie in de cateringsector is daarom cruciaal: hoe vaak moet de inventaris worden opgemaakt om verliezen te minimaliseren en de winst te verhogen? In dit artikel leert u op een praktische manier welke intervallen voor inventarisatie verstandig zijn, wat de wettelijke vereisten zijn, wat de economische voordelen zijn van vaker inventariseren en hoe digitale voorraadplanning met BarBrain u kan helpen bij het efficiënt plannen en uitvoeren van inventarisaties.

Wettelijke inventarisverplichting voor restaurants

Voordat we ingaan op de optimale frequentie, is het de moeite waard om te kijken naar de wettelijke vereisten. Bestaat er een inventarisatieplicht in restaurants? In Duitsland is elke commerciële onderneming wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar een inventaris op te maken - meestal aan het einde van het boekjaar (meestal 31 december). Deze zogenaamde jaarlijkse inventaris dient om alle activa en passiva op een verslagdatum volledig vast te leggen. Volgens het Duitse Wetboek van Koophandel (§ 240 HGB) moeten alle bedrijven die een boekhouding moeten bijhouden (d.w.z. handelaars die een boekhouding bijhouden) een volledige inventaris opstellen.

Er zijn echter uitzonderingen voor kleine bedrijven. Eenmanszaken (sole traders) die minder dan €600.000 omzet en minder dan €60.000 jaarlijkse nettowinst hebben gegenereerd in twee opeenvolgende jaren, zijn vrijgesteld van de inventarisplicht. Veel kleine restaurants en bars zijn daarom formeel niet verplicht om een inventaris op te maken. Er zijn geen speciale vrijstellingen alleen voor cateringbedrijven - dezelfde drempels gelden als in andere sectoren. Toch moet zelfs een klein restaurant minstens bij de start of sluiting van de zaak een inventaris opmaken (en natuurlijk de juiste voorraadniveaus aangeven voor de belastingaangifte).

Wettelijke conclusie: In de meeste gevallen is een jaarlijkse inventarisatie het wettelijke minimum - vooral grotere restaurants, ketens of iedereen die een balans opstelt, kan hier niet omheen. Hoewel een enkel restaurant onder de drempelwaarden niet wettelijk verplicht is om de inventaris op te maken, moet de volledige inventaris minstens één keer per jaar vrijwillig worden bijgehouden. Inventarisatie is immers niet alleen een verplichte oefening, maar biedt ook tastbare voordelen voor je eigen bedrijf, zoals we hieronder zullen zien.

Aanbevolen inventarisatiefrequentie in de cateringindustrie

De wettelijk verplichte jaarlijkse inventarisatie is daarom de minimumvereiste. Maar is één keer per jaar echt genoeg? Praktijken en experts zeggen: nee. Een jaarlijkse inventarisatie alleen is meestal niet genoeg om het magazijn onder controle te houden. Tussen de jaarlijkse inventarisaties kunnen zich ongemerkt aanzienlijke afwijkingen opstapelen - bedorven goederen, diefstal, breuk of onjuiste boekingen. Als deze pas aan het eind van het jaar aan het licht komen, is het vaak te laat om nog maatregelen te nemen. Het wordt daarom steeds meer erkend dat regelmatige inventarisatie gedurende het jaar noodzakelijk is om succesvol te kunnen werken.

Hoe vaak is zinvol? Veel experts raden een maandelijkse inventarisatie aan in de horeca. Zo kun je de goederenstroom constant in de gaten houden en problemen in een vroeg stadium opsporen. Eigenlijk geldt: "Maandelijkse inventarisatie wordt aanbevolen voor geoptimaliseerd kostenbeheer " - vooral bij voorraad met een hogere waarde kunt u de doorvoer van goederen onder controle houden en krimp en diefstal tegengaan. Een maandelijkse voorraadtelling levert daarom regelmatig betrouwbare cijfers op, bijvoorbeeld om de kosten van goederen (verbruikskosten) nauwkeurig te berekenen en te beheersen. Experts uit de sector benadrukken dat een maandelijkse voorraadopname zinvol is in de cateringsector om betrouwbaardere verkoopkostencijfers en een zinvoller kostenbeheer te verkrijgen. Met andere woorden: Wie maandelijks zijn voorraden bijhoudt, weet preciezer welke goederen daadwerkelijk zijn verbruikt en kan zijn berekeningen daarop afstemmen.

Natuurlijk hangt de optimale inventarisatiefrequentie af van het individuele geval. De grootte en het type bedrijf spelen een rol: sommige restaurants doen wekelijkse inventarisaties, andere maandelijks of per kwartaal - wat belangrijk is, is een vast ritme dat past bij het bedrijf. Kleine bars met een beheersbaar productassortiment kunnen volstaan met een driemaandelijkse inventarisatie, terwijl hotels met meerdere verkooppunten of grote restaurants elke week een gedeeltelijke inventarisatie kunnen doen (bijv. wekelijks drank, maandelijks eten). Het is cruciaal dat inventarisaties regelmatig en volgens plan worden uitgevoerd. Een vast inventarisatieplan - bijvoorbeeld aan het einde van elke maand - creëert betrokkenheid. Medewerkers weten dan wanneer de telling zal plaatsvinden en voorraadbewegingen kunnen dienovereenkomstig worden georganiseerd.

Tip: Je kunt de werklast verminderen door de inventarisatie per stuk uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld elke week een andere opslagruimte tellen (week 1: dranken, week 2: vriezers, enz.) zodat alles aan het einde van de maand één keer is vastgelegd. Dergelijke permanente inventarisatieprocedures zijn zelfs wettelijk toegestaan (§ 241 HGB) en spreiden de inspanning over het jaar. Aan het einde van het jaar is alle voorraad al eens geteld en hoeven alleen de verschillen te worden gecontroleerd, wat de stress van het inventariseren aanzienlijk vermindert.

Samengevat moet er minstens één keer per jaar een inventarisatie worden uitgevoerd (voor velen een wettelijke vereiste). Een frequentere inventarisatie is echter beter - idealiter maandelijks om altijd een overzicht te hebben. In de praktijk doen cateringbedrijven van elke grootte er goed aan om aan het einde van de maand een inventarisatie uit te voeren (of regelmatige inventarisaties met korte tussenpozen) om hun kerncijfers onder controle te houden.

Voordelen van een regelmatige magazijninventaris

Maar waarom al die moeite? Een regelmatige inventarisatie - maandelijks of met korte tussenpozen - biedt tal van zakelijke voordelen:

• Betere kostenbeheersing (gebruik van goederen): Door regelmatig voorraden aan te leggen, weet je precies hoeveel goederen er daadwerkelijk zijn verbruikt. Je kunt de kosten van goederen per periode berekenen en vergelijken met de verkoop. Afwijkingen worden onmiddellijk duidelijk. Zonder inventarisatie moeten de kosten van goederen worden geschat, wat onnauwkeurig is. Regelmatige inventarisatie maakt onzichtbare kosten zichtbaar. Je herkent het bijvoorbeeld als de kosten van goederen plotseling stijgen en kunt tegenmaatregelen nemen. Een consequente inventarisatie kan de lopende kosten van goederen aanzienlijk verlagen - studies spreken van potentiële besparingen tot 20% door efficiënt voorraadbeheer.
  
  
• Krimp, diefstal en fouten opsporen: Verloren of gestolen voorraad ("krimp") blijft vaak onopgemerkt zonder voorraadtelling. Regelmatig tellen werkt als een vroegtijdig waarschuwingssysteem. Als er bijvoorbeeld systematisch dure sterke dranken ontbreken of als er meer vlees wordt geconsumeerd dan verkocht, zul je dit onmiddellijk zien. U kunt de oorzaken vaststellen - of het nu diefstal, slordigheid of boekingsfouten zijn - en gerichte tegenmaatregelen nemen. De ervaring leert: Frequente inventarisatie vermindert krimp aanzienlijk omdat onregelmatigheden snel worden opgemerkt en hersteld. Werknemers zijn ook attenter omdat ze weten dat de voorraden voortdurend worden gecontroleerd.
  
  
• Geoptimaliseerde opslag en bestellingen: Met actuele voorraadgegevens kunt u te grote voorraden en knelpunten voorkomen. U kunt herkennen welke producten snel draaien en welke langzaam gaan. Hierdoor kunt u uw inkoop beter plannen. Als je bijvoorbeeld elke maand ziet dat een bepaalde wijn nauwelijks wordt geconsumeerd, kun je minder bestellen - omgekeerd kun je meer van een populair bier op voorraad houden. Gerichte bestellingen op basis van werkelijke consumptiecijfers besparen geld en opslagruimte. Goede voorraadgegevens kunnen ook worden gebruikt om de inkoopvoorwaarden te verbeteren: Als je precies weet wat je nodig hebt, kun je strategisch grotere hoeveelheden bestellen of beter onderhandelen met leveranciers. Kortom: inventarisatie creëert transparantie, wat leidt tot efficiënter goederenbeheer.
  
  
• Minder bederf en verspilling: Vooral in de catering loopt voedsel het risico te bederven als er te veel wordt opgeslagen. Door regelmatig de voorraad op te nemen, kunt u op tijd zien wat bijna verlopen is of wat er overtollig is. Hierdoor kun je menu's aanpassen (bijvoorbeeld een gerecht als dagelijkse aanbeveling aanbieden om overtollige voorraad te gebruiken) of bestellingen pauzeren. Dit vermindert voedselverspilling en bespaart kosten. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat er altijd verse producten worden gebruikt, wat ook de kwaliteitsnormen verhoogt.
  
  
• Betere voorbereiding op audits: Altijd up-to-date voorraadlijsten hebben is een zegen als er een belasting- of bedrijfscontrole aankomt. Je kunt alle cijfers volledig presenteren, wat de controle versnelt. Je bespaart jezelf ook intern een hectische eindejaarsperiode: Als de cijfers gedurende het jaar al nauwkeurig zijn geteld, hoeven er slechts minimale aanpassingen te worden gedaan voor de jaarlijkse inventarisatie. De inventarisatie verandert van een grote operatie in een routineproces. Dit vermindert ook de stress voor het team - inventariseren wordt de norm, niet het "jaarlijkse schrikbeeld".
  
  

Kortom: regelmatig inventariseren is een succesfactor. Het verhoogt de winstgevendheid door kosten te verlagen en verliezen te stoppen. Het verbetert de basis voor besluitvorming omdat alle cijfers uit het magazijn betrouwbaar zijn. En het verhoogt de professionaliteit van het bedrijf - zowel in de ogen van de belastingdienst als van de werknemers, die zich realiseren dat er een consistent systeem achter zit.

Praktijkvoorbeeld: Maandelijkse inventarisatie verlaagt kosten en krimp

Een theoretische aanbeveling is één ding - maar hoe werkt het frequent inventariseren in de praktijk? Laten we eens kijken naar een fictief voorbeeld op basis van typische ervaringen uit de cateringsector:

Het restaurant "Zum Genießer" voerde voorheen slechts één keer per jaar, op 31 december, een grote inventarisatie uit. Elke keer was er een aanzienlijk verschil tussen de werkelijke en goederen ter waarde van enkele duizenden euro's ontbraken zonder dat duidelijk was wanneer of waarom. De operators gingen ervan uit dat dit "normale krimp" was en lieten het daarbij.

In 2024 besloot het management om een maandelijkse inventarisatie een maandelijkse inventarisatie in te voeren. Na de eerste maand waren de resultaten verbluffend: in januari inventariseerden ze de barvoorraad en realiseerden ze zich dat 5 flessen premium whisky waren verbruikt dan er volgens de kassa waren verkocht. Blijkbaar waren de sterke dranken verkeerd geboekt door het personeel of weggegeven. Door de snelle ontdekking van dit tekort konden er onmiddellijk tegenmaatregelen worden genomen - training van het barpersoneel en strengere controles op het serveren en de boekhouding.

In het keukenmagazijn bleek uit de inventaris van februari dat sommige verse ingrediënten regelmatig in te grote hoeveelheden werden ingekocht. Sommige daarvan belandden ongebruikt in de bak. Als gevolg daarvan paste de chef-kok het bestelritme aan en verminderde hij de hoeveelheden bederfelijke goederen in voorraad.

Na een paar maanden tastbare resultatenDe gemiddelde kosten van goederen (kosten van goederen in verhouding tot de verkoop) daalde van de oorspronkelijke 30% naar 27 %. Met een maandomzet van € 50.000 betekende dit bijvoorbeeld een besparing van besparing van € 1.500 per maand. Bovendien daalden de voorraadverschillen (onverklaarde krimp) met ongeveer 50 % verminderd. Het team van "Zum Genießer" meldt dat de processen soepeler zijn geworden - ze kunnen altijd zien wat er op voorraad is, wat betekent dat er geen plotselinge tekorten of overschotten zijn.

Dit voorbeeld maakt het duidelijk: een maandelijkse inventarisatie lijkt misschien tijdrovend, maar verdient zichzelf snel terug door lagere kosten en meer controle. Wat vroeger een harde schok was aan het einde van het jaar, wordt nu voortdurend herkend en gecorrigeerd. Regelmatige inventarisatie verbetert dus direct de winstsituatie en de operationele efficiëntie van het cateringbedrijf.

Digitale voorraadplanning met BarBrain

Het inventariseren van voorraden kost tijd en moeite - digitale oplossingen kunnen hierbij enorm helpen. Vooral digitale voorraadplanning en -uitvoering met moderne tools maakt frequente inventarisaties haalbaar. Een voorbeeld hiervan is BarBrain, een inventarisatie-app die speciaal is ontwikkeld voor de horeca. Digitale inventarisatietools zoals BarBrain bieden verschillende voordelen:

• Efficiënte planning: Inventarisaties kunnen worden gepland en ingepland in de software. U geeft aan wanneer en hoe vaak er geteld moet worden en het systeem herinnert u en uw team aan de komende inventarisatiedata. Er kunnen checklists worden aangemaakt voor verschillende opslaggebieden. Deze digitale organisatie vereenvoudigt de voorbereiding van de inventarisatie aanzienlijk - geen papierwerk meer.
  
  
• Tijd besparen tijdens het inventariseren : BarBrain beweert de inventarisatietijd met meer dan de helft te verminderen. In plaats van met een klembord en pen door de schappen te gaan, gebruiken uw medewerkers smartphones of tablets. De vulhoeveelheid van flessen en verpakkingen kan bijvoorbeeld worden geregistreerd door simpelweg over het touchscreen te vegen. Hoeveelheden en artikelnummers kunnen sneller worden ingevoerd. Meerdere mensen kunnen in teamverband parallel inventariseren, zelfs tegelijkertijd op verschillende apparaten, wat de totale benodigde tijd aanzienlijk verkort. Zo'n versnelde inventarisatie maakt het mogelijk om vaker te inventariseren zonder de werkzaamheden te verlammen.
  
  
• Nauwkeurigheid en minder fouten: Digitale inventarisatiesystemen elimineren veel foutbronnen. Schatten en handmatig noteren zijn niet meer nodig - flessen of verpakkingen die net geopend zijn, worden met BarBrain nauwkeuriger geregistreerd (met behulp van visuele weegschalen en dus voor gewichts- of vulbepaling) in plaats van ruw geschat. Bovendien worden de gegevens direct digitaal opgeslagen, zodat omgedraaide cijfers of overdrachtsfouten worden vermeden. BarBrain belooft 100% betrouwbare cijfers zonder schattingsfouten, omdat alle gegevens onmiddellijk en consistent worden ingevoerd in een inventarislijst. Analyses worden uitgevoerd met één druk op de knop, waardoor menselijke rekenfouten tot het verleden behoren.
  
  
• Automatische evaluatie en integratie: Moderne software voor voorraadtelling kan vaak worden gekoppeld aan het kassasysteem (POS). Dit betekent dat verkopen automatisch van de voorraad worden afgetrokken. De software laat in realtime zien wat er volgens de verkoop nog zou moeten zijn. Je hoeft dan alleen nog maar eventuele afwijkingen te identificeren tijdens het inventariseren. Bovendien kunnen rapporten en analyses onmiddellijk worden aangemaakt: bijvoorbeeld een rapport over de kosten van verkochte goederen, krimppercentage, voorraadwaarde. Sommige systemen informeren u ook automatisch wanneer de voorraadniveaus laag zijn of drempels worden overschreden. Dit maakt allemaal deel uit van digitale voorraadplanning - het systeem ondersteunt je bij het nemen van beslissingen over wanneer je moet bijbestellen en waar er afwijkingen zijn.
  
  
• Eenvoudig voorraadbeheer & clouddocumentatie: Met een tool als BarBrain staan alle voorraadgegevens op één plek. Eerdere voorraden kunnen eenvoudig worden vergeleken (bijv. voorraad deze maand vs. vorige maand). De gegevens worden veilig opgeslagen en zijn overal toegankelijk. Dit heeft extra voordelen voor winkels of ketens: Alle vestigingen werken met hetzelfde systeem en het hoofdkantoor houdt in realtime overzicht over de voorraden van alle winkels.
  
  

Al met al maakt een digitale oplossing als BarBrain inventariseren sneller, nauwkeuriger en gemakkelijker te plannen. Dit verlaagt de drempel om vaker inventarisaties uit te voeren. Waar u voorheen misschien alleen per kwartaal telde vanwege tijdgebrek, kunt u met digitale hulpmiddelen eenvoudig overstappen op maandelijkse of zelfs doorlopende inventarisaties - ten gunste van het bedrijfsresultaat.

Aanbevelingen voor inventarisatie

Tot slot een aantal praktische aanbevelingen over hoe je de optimale inventarisatiefrequentie kunt implementeren in je cateringbedrijf:

1. Voldoen aan wettelijke verplichting: Zorg ervoor dat je voldoet aan de wettelijke jaarlijkse inventaris (meestal op 31 december of aan het einde van je boekjaar). Zelfs als je onder de limiet van de inventarisatieplicht zit, plan dan ten minste één jaarlijkse volledige inventarisatie om er zeker van te zijn dat je een schone jaarrekening hebt.
   
   
2. Bepaal een geschikt ritme: Analyseer je zaak en beslis hoe vaak inventariseren haalbaar is. Voor de meeste restaurants is een maandelijkse inventarisatie realistisch en aanbevolen, omdat dit betrouwbare cijfers oplevert aan het einde van elke maand. Kleinere bedrijven zonder een complex magazijn kunnen misschien werken met tweemaandelijkse of driemaandelijkse inventarisaties - maar vaker is altijd beter voor kostenbeheersing. Waardevolle goederen (dure sterke dranken, dure stukken vlees, enz.) moeten vaker worden geteld. Zoek een schema dat bij je team en bedrijf past.
   
   
3. Creëer vaste data en routines: Stel een vaste dag in voor de inventarisatie (idealiter de laatste dag van de maand). Communiceer deze data tijdig met het team, zet ze in de kalender en noteer ze dienovereenkomstig in het dienstrooster. Een inventarisatie moet consequent worden aangehouden als een belangrijke datum. Op die manier wordt het een onderdeel van de gewone werkzaamheden. Voer de inventarisatie indien mogelijk uit buiten de piekuren om rust en concentratie te garanderen en je te concentreren op de gast.
   
   
4. Goede voorbereiding van het magazijn: Netheid in het magazijn is essentieel om snel te kunnen tellen. Sorteer goederen op categorie (dranken, droge goederen, koelopslag, enz.). Zet dezelfde producten bij elkaar en scheid duidelijk verschillende partijen. Vervuilde of verlopen goederen moeten van tevoren worden gesorteerd. Zorg ervoor dat alle artikelen gelabeld zijn. Dergelijke voorbereidende maatregelen besparen enorm veel tijd tijdens het inventariseren. Insidertip: Label het magazijn om het nog makkelijker te maken voor werknemers.
   
   
5. Betrek en train het team: Inventarisatie is teamwerk. Stel een persoon aan die verantwoordelijk is voor de inventarisatieom de telling te coördineren. Train het personeel over hoe ze correct moeten tellen en noteren. Wijs iedereen een duidelijke taak of zone toe (bijv. persoon A telt de bar, persoon B de keuken). Een goed geoefend team werkt sneller en nauwkeuriger. Maak je werknemers bewust waarom inventariseren belangrijk is door de resultaten en de daaruit afgeleide maatregelen met hen te delen. Dit verhoogt de motivatie en nauwkeurigheid.
   
   
6. Documenteer en gebruik de resultaten: Leg de inventarisatieresultaten schriftelijk of digitaal vast - bij voorkeur in een doorlopende inventarisatielijst. Analyseer de cijfers na elke inventarisatie: Hoe hoog was het gebruik van goederen? Waren er afwijkingen of krimp? Pas op basis hiervan uw orders of processen aan. Inventarisatie zonder analyse is verspild potentieel - trek dus conclusies uit de gegevens. Het team moet ook feedback krijgen, bijvoorbeeld: "De krimp aan de bar is deze maand gehalveerd - goed gedaan!
   
   
7. Gebruik digitale hulpmiddelen: Kijk eens of je inventarisatiesoftware of een app (zoals BarBrain) kunt gebruiken. Vooral als je vaak (maandelijks of vaker) wilt inventariseren, loont een digitaal systeem. Het bespaart tijd, verhoogt de nauwkeurigheid en maakt het hele inventarisatieproces eenvoudiger. Van inventarisatievoorbereiding (checklists, herinneringen) tot implementatie (snel scannen/tellen) en follow-up (automatische rapporten), goede software ondersteunt het hele proces. De initiële kosten of gewenning worden snel gecompenseerd door de bespaarde tijd en het verbeterde voorraadbeheer.
   
   
8. Zorg voor consistentie: Als je eenmaal een inventarisatiecyclus hebt vastgesteld, moet je je daaraan houden. In het begin kan het een verandering zijn, maar met elke herhaling wordt het proces meer routine en sneller. Als het krap wordt in een maand, kun je een gedeeltelijke inventarisatie doen - maar vermijd lange onderbrekingen. Regelmatig inventariseren moet net zo vanzelfsprekend worden als het opstellen van de maandelijkse rekeningen. Alleen dan zul je echt alle voordelen van continue voorraadbeheer realiseren.
   
   

Conclusie: regelmatig de balans opmaken als succesfactor

Samengevat: Hoe vaak moet er een inventarisatie worden uitgevoerd in de horeca? - In het ideale geval vaker dan wettelijk verplicht is. Minstens één keer per jaar is een must (en voor de meeste bedrijven verplicht). Maar wie maar één keer per jaar inventariseert, verspilt potentieel: maandelijkse of regelmatige inventarisaties helpen om verborgen verliezen aan het licht te brengen, kosten te verlagen en voorraden onder controle te houden. Vooral in een sector met krappe marges kan de juiste inventarisatiefrequentie een beslissend concurrentievoordeel opleveren.

Of je nu een kleine bistro, trendy bar of grote restaurantketen hebt - iedereen kan baat hebben bij een frequentere inventarisatie. Vanuit zakelijk oogpunt loont het omdat je tot duizenden euro's per jaar kunt besparen die anders zouden "verdwijnen". Een hoge inventarisatiefrequentie kan nu in de praktijk worden gebracht dankzij digitale inventarisatieplanning en helpers zoals BarBrain, die de inspanning tot een minimum beperken. Dit betekent dat inventariseren niet langer een onbeminde krachttoer hoeft te zijn, maar een slank routineproces wordt met een grote impact.

Waar het op neerkomt is: vind de juiste interval voor het inventariseren voor uw bedrijf - maar doe het liever vaker dan te weinig. De opgedane kennis en de verbeterde controle over uw magazijn zullen de moeite meer dan goedmaken. Een goed geplande, regelmatige inventarisatie is geen noodzakelijk kwaad, maar de sleutel tot succes in de horeca. Inventarisatie is dan niet langer alleen een plicht, het wordt een optionele extra - met een merkbaar positief effect op uw resultaten en activiteiten.

‍