Verplichte inventarisatie in de horeca - wat moet u weten?

Wat je moet weten over de wettelijke vereisten voor inventarisatie

Er zijn veel uitdagingen in de cateringbranche, maar de wettelijke vereisten voor het bijhouden van voorraden zijn vaak een van de meest complexe. Naleving van de regels is essentieel, vooral voor bedrijven die een boekhouding moeten opstellen, want een onjuiste of onvolledige inventarisatie kan snel leiden tot problemen met de belastingdienst. Maar wat eisen wetgevers en belastingdiensten precies? In dit artikel leggen we uit welke wettelijke vereisten van toepassing zijn op inventarisatie in de horeca, wat de gevolgen zijn en hoe je er met minimale inspanning aan kunt voldoen.

Is inventarisatie wettelijk verplicht?

Het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) verplicht bedrijven om regelmatig een inventarisatie uit te voeren. Het doel is om een nauwkeurig overzicht te krijgen van de activa van een bedrijf om een correcte balans en winstberekening te garanderen. Voor cateraars betekent dit dat alle voorraden, inventarissen en materialen moeten worden geregistreerd en gedocumenteerd.

De wettelijke basis voor inventarisatie is met name te vinden in:

• §240 HGB: Vereist dat bedrijven die balansen opstellen een volledige inventaris opstellen.
• §ARTIKEL 241 HGB: Regelt vereenvoudigde procedures voor kleine bedrijven (bijvoorbeeld inventarisbemonstering).
• Fiscale code (AO): Vereist dat inventarisdocumenten ten minste 10 jaar worden bewaard.

Wie is verplicht om de balans op te maken?

Niet elk bedrijf hoeft een inventarisatie uit te voeren. Er zijn duidelijke regels over wanneer de inventarisatieplicht van toepassing is:

• Bedrijven die een boekhouding moeten bijhouden: Alle bedrijven die volgens het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) een boekhouding moeten bijhouden, moeten een inventaris uitvoeren.
• Eenmanszaken, met uitzondering van bedrijven die minder dan €600.000 omzet en €60.000 winst maken in twee opeenvolgende boekjaren, zijn vrijgesteld van de verplichting om een inventaris op te maken.

Het volgende geldt voor cateraars: In de regel zijn bijna alle grotere bedrijven, zoals restaurants, bars of hotels, verplicht om een voorraad bij te houden, vooral als ze een balans moeten bijhouden.

Wat moet er worden vastgelegd tijdens de inventarisatie?

De inventaris omvat alle fysieke en niet-fysieke activa van het bedrijf:

1. Fysieke voorraden:

• Eten en drinken
• Verpakkingsmaterialen
• Reinigingsmiddelen
• Apparatuur zoals glazen, borden en kookgerei

2. Niet-fysieke waarden:

• Vorderingen uit goederen en diensten
• Licenties, zoals software voor POS-systemen

Belangrijk: Beschadigde of bedorven goederen moeten ook worden gedocumenteerd en dienovereenkomstig worden gedevalueerd.

‍

Wanneer moet in de horeca de voorraad worden bijgehouden?

Wettelijke vereisten:

Het Duitse Wetboek van Koophandel (§240 HGB) schrijft voor dat bedrijven die een jaarrekening moeten opstellen, een inventaris moeten opmaken op de balansdatum. In de regel moet dit gebeuren aan het einde van het boekjaar, meestal op 31 december. Het doel is om een volledige inventaris te verkrijgen die wordt opgenomen in de balans en waarmee de winst correct kan worden berekend.

Praktische toepassing in de horeca:

Hoewel de wettelijke verplichting een jaarlijkse inventarisatie voorschrijft, blijkt een maandelijkse of driemaandelijkse inventarisatie verstandiger. Waarom?

• Herken krimp in een vroeg stadium: Door regelmatig de voorraad op te nemen, kunnen verliezen door diefstal, bederf of onjuiste opslag sneller worden vastgesteld.
• Geoptimaliseerde bestellingen: Met frequentere voorraden kunt u bestellingen beter afstemmen op de werkelijke vraag en overtollige voorraad voorkomen.
• Seizoensgebonden schommelingen: De horeca wordt gekenmerkt door seizoensgebonden schommelingen. Als u vaker inventariseert, krijgt u een nauwkeuriger beeld van de voorraadniveaus en omloopsnelheden, bijvoorbeeld in de zomer- of kerstperiode.

Aanbeveling:

• Maandelijkse inventarisatie: Ideaal voor bedrijven met een hoog risico op krimp of een grote verscheidenheid aan goederen, zoals restaurants of bars.
• Kwartaalinventaris: Geschikt voor kleinere bedrijven of bedrijven met stabielere voorraden.
• Jaarlijkse inventaris: Verplichting om te voldoen aan wettelijke vereisten en als basis voor de jaarrekening.

Met een goed geplande en regelmatige inventarisatie kunt u niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook krimp minimaliseren, kosten verlagen en de efficiëntie van uw bedrijf verhogen. Tools zoals BarBrain maken het proces veel eenvoudiger en besparen kostbare tijd.

‍

Wat zijn de documentatievereisten?

De inventaris moet volledig worden gedocumenteerd en de gegevens moeten minstens 10 jaar worden bewaard. De volgende punten zijn essentieel:

• Inventarislijsten: bevatten alle geregistreerde items met hoeveelheden en waarden.
• Waardering van voorraden: Alle artikelen moeten worden gewaardeerd tegen kostprijs of lagere marktwaarde.
• Rapporten en logboeken: Toon de exacte resultaten van de inventarisatie, inclusief afwijkingen en krimp.

‍

Wat zijn de gevolgen van fouten?

Een onjuiste of onvolledige inventarisatie kan ernstige gevolgen hebben:

1. Fiscale gevolgen:

• Onvolledige informatie kan leiden tot extra betalingen of boetes.
• Onnauwkeurige inventarisgegevens zijn vaak een twistpunt tijdens belastingcontroles.

2. Operationele problemen:

• Ontbrekende voorraden of onjuiste waarden kunnen leiden tot financiële verliezen.
• Krimp of diefstal blijft onopgemerkt, waardoor de winstgevendheid van het bedrijf in gevaar komt.

‍

Tip: Een correcte en regelmatige inventarisatie beschermt tegen problemen en verhoogt de transparantie.

‍

Hoe kan BarBrain u ondersteunen bij de wettelijke vereisten?

Voldoen aan wettelijke vereisten is vaak complex en tijdrovend. Met digitale oplossingen zoals BarBrain kunt u het proces aanzienlijk vereenvoudigen:

• Geautomatiseerde voorraadtelling: nauwkeurige meting van het vulniveau voor dranken en eenvoudige registratie van voedingsmiddelen.
• Digitale rapporten: Automatische aanmaak van inventarislijsten en logboeken die voldoen aan de wettelijke vereisten.
• Tijdsbesparing: Vermindert de inspanning voor het inventariseren met tot wel 50%.
• Krimpanalyse: Toont afwijkingen tussen doel- en werkelijke voorraadniveaus om verliezen te minimaliseren.

‍

Conclusie: wettelijk conforme inventarisatie zonder stress

De wettelijke vereisten voor het bijhouden van voorraden in de horeca zijn duidelijk geregeld, maar vormen in de praktijk vaak een uitdaging. Met de juiste voorbereiding, zorgvuldige documentatie en digitale hulpmiddelen zoals BarBrain kunt u niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook de efficiëntie van uw bedrijf verhogen.