Inventarisatie in de horeca in 2025 - onderzoek toont noodzaak voor actie aan

Inventaris als sleutelfactor voor succes

Voor veel restauranthouders is het bijhouden van de voorraad een karwei. Het is echter cruciaal voor het succes van een bedrijf. Meer dan 1.000 horecabedrijven - waaronder restaurants, bars, cafés en hotels - namen deel aan een recent onderzoek van BarBrain GmbH. De resultaten geven een duidelijk inzicht in hoe het inventariseren vandaag de dag werkt

Het onderzoek werd anoniem en zonder vergoeding uitgevoerd om zo onbevooroordeeld mogelijke inzichten te verkrijgen. De resultaten maken duidelijk: in de meeste bedrijven wordt het opmaken van de balans nog steeds verwaarloosd - tegelijkertijd bieden digitale benaderingen grote kansen. In dit artikel presenteren we de belangrijkste bevindingen en laten we zien waarom consequent inventariseren geld bespaart.

Inventarisfrequentie: Hoe vaak tel je?

Inventarisatiefrequentie: De enquête laat verschillende intervallen zien. 15% van de respondenten inventariseert dagelijks, 21% wekelijks, 33% maandelijks, 8,4% driemaandelijks en 17,8% jaarlijks. Deze verdeling maakt duidelijk dat, hoewel ongeveer 69% minstens maandelijks inventariseert, een goed kwart van de bedrijven slechts eens per kwartaal of minder inventariseert. Ontbrekende of onregelmatige inventarisaties veranderen het magazijn echter in een gevaarlijke zwarte doos - met directe negatieve gevolgen voor de winst, kostenbeheersing en processen, zoals experts benadrukken Regelmatige inventarisaties zijn essentieel om knelpunten te voorkomen en verliezen tijdig te detecteren.

Inventarisatiemethoden: pen, Excel of software?

Inventarisatiemethoden: Meer dan de helft van de bedrijven (53%) registreert de voorraad nog steeds op de traditionele manier met pen en papier, terwijl nog eens 27% Excel-spreadsheets gebruikt. Slechts iets minder dan 8% gebruikt al een kassasysteem of software voor goederenbeheer voor het bijhouden van de voorraad. Ongeveer 12% gaf andere methoden op. De dominantie van handmatige methoden (meer dan 80% gebruikt geen gespecialiseerde tools) wijst op een aanzienlijk efficiëntiepotentieel dat kan worden benut met digitale oplossingen. Immers, papierwerk en handmatige Excel-lijsten zijn niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig - er is vaak niet genoeg tijd om vaker inventarisaties uit te voeren. Dit is waar digitale inventarisatie om de hoek komt kijken, waar we hieronder dieper op ingaan.

Risico's verbonden aan het niet frequent opmaken van aandelen

Zonder regelmatige inventarisatie bestaat het risico op verrassingen: Favoriete ingrediënten of drankjes kunnen plotseling opraken omdat de voorraad te hoog is ingeschat zonder dat dit is gecontroleerd. Tegelijkertijd blijven onzichtbare verliezen vaak lange tijd onopgemerkt. Gemiddeld gaat er in de cateringsector elke maand ~20% van de omzet verloren door krimp, diefstal en gratis drankjes - een groot deel hiervan wordt pas aan het einde van de maand duidelijk wanneer de beoogde en werkelijke voorraadniveaus niet overeenkomen. Tot 75% van deze voorraadverliezen is te wijten aan diefstal (direct of indirect). Met andere woorden: vertrouwen is goed - controle is beter. Wie zelden of helemaal niet telt, beseft vaak te laat dat er goederen ontbreken of te veel zijn opgeslagen. Overtollige voorraad legt beslag op kapitaal en eindigt vaak als bedorven afval. De gevolgen variëren van omzetverlies en hogere kosten van goederen tot onnodige voedselverspilling. Kortom, een gebrek aan voorraadbeheer schaadt het bedrijf - zowel financieel als organisatorisch.

Voordelen van regelmatige inventarisatie in de cateringsector

Een grondige inventarisatie kost tijd en moeite, maar is zeker de moeite waard. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen van een regelmatige inventarisatie:

• Kosten verlagen: Een goede voorraadtelling kan tot 20% besparen op de kosten van de verkochte goederen. Verliezen als gevolg van overbestellingen of bederf worden beperkt omdat u een beter overzicht hebt van de werkelijke behoeften.
  
• Beter overzicht: Regelmatige voorraadcontroles geven op elk moment een duidelijk overzicht van alle voorraden. U kunt in een vroeg stadium herkennen waar goederen ontbreken of waar overtollige voorraad zich ophoopt voordat het kapitaal vastzet of bederft Bottlenecks in het assortiment (bijvoorbeeld een uitverkochte wijn in het weekend) worden vermeden omdat het werkelijke voorraadniveau bekend is.
  
• Systeem voor vroegtijdige waarschuwing: Inventarisatie dient als een systeem voor vroegtijdige waarschuwing voor het bedrijf. Negatieve trends - zoals stijgende goederenkosten of krimp door diefstal - worden sneller opgemerkt zodat er tegenmaatregelen kunnen worden genomen. Zonder inventarisgegevens "tast je in het duister" en merk je problemen vaak pas op als het te laat is. Regelmatige inventarisatie zorgt voor transparantie en zekerheid.
  
  

Digitale inventarisatie oplossingen: Eenvoudig en efficiënt inventariseren

Gezien de bovengenoemde uitdagingen wordt digitaal inventariseren steeds belangrijker. Moderne inventarisatie-apps beloven de zaken veel eenvoudiger te maken: een oplossing die speciaal is ontwikkeld voor de horeca, zoals BarBrain, kan het inventarisatiewerk drastisch verminderen. In plaats van urenlang met een klembord door het magazijn te lopen, kan de inventarisatie nu worden uitgevoerd met een smartphone of tablet - alle artikelen, van wijn tot schoonmaakmiddelen, worden handig digitaal geregistreerd. Het resultaat: tot 60% tijdsbesparing bij het inventariseren. Tegelijkertijd minimaliseert de digitale registratie foutbronnen: Hoeveelheden en vulniveaus worden nauwkeurig gedocumenteerd, overtypen of schatten is niet meer nodig. De gegevens zijn direct beschikbaar en krimp en afwijkingen zijn direct zichtbaar.

Het is ook gebruiksvriendelijk. Meer dan 1.000 bedrijven maken al succesvol gebruik van digitale oplossingen als deze - van kleine cafés tot grote restaurantketens Ze vertrouwen op betrouwbare real-time voorraadcijfers als basis voor beslissingen; onverwachte verliezen en verrassingen in het magazijn behoren nu tot het verleden Integratie in bestaande kassasystemen of systemen voor goederenbeheer is vaak mogelijk, zodat er geen handmatige tussenstappen meer nodig zijn.

Conclusie: inventariseren loont

Het onderzoek maakt duidelijk dat veel cateringbedrijven nog een inhaalslag te maken hebben op het gebied van voorraadopname - of het nu gaat om de frequentie of de methode. Tegelijkertijd tonen de bevindingen het enorme potentieel van consistente voorraadcontrole: regelmatige inventarisatie beschermt tegen verliezen en voorraadtekorten en onthult potentiële besparingen. Vooral de digitalisering van inventarisatie verandert de vaak impopulaire telling in een efficiënt proces. Wie vertrouwt op moderne hulpmiddelen beschermt zichzelf tegen verliezen en fouten en bespaart tijd en zenuwen. Dit verandert het opnemen van de voorraad van een verplichte taak in een waardevol managementinstrument - en levert uiteindelijk direct voordeel op voor de restauranthouder.

‍