F&B-inventaris optimaliseren: Tips voor restauranthouders

Het bijhouden van voorraden in de horeca is vaak een noodzakelijk kwaad - tijdrovend, foutgevoelig en een impopulaire taak voor veel restauranthouders. Een goed georganiseerde en geoptimaliseerde inventarisatie kan echter niet alleen tijd besparen, maar ook de bedrijfsvoering efficiënter maken. Van digitale oplossingen zoals een F&B inventarisatie app tot het vakkundig verminderen van de voorraadniveaus, er zijn talloze manieren om het proces te verbeteren.

Hier leest u hoe u uw voedsel- en drankvoorraad kunt optimaliseren, zodat u minder moeite hoeft te doen en meer controle hebt.

Digitale ondersteuning: voorraadsoftware gebruiken voor de horeca

Een van de meest effectieve methoden voor het optimaliseren van de inventarisatie is het gebruik van een inventarisatiesoftware zoals BarBrain. In plaats van omslachtig werken met papier en Excel-spreadsheets, maakt een F&B inventarisatie-app mobiele registratie via smartphone of tablet mogelijk.

Voordelen van digitale oplossingen:

-Automatische berekeningen: In plaats van hoeveelheden te schatten of tijdrovende berekeningen uit te voeren, geeft een app precieze waarden.

-Directe prijsvergelijkingen: Inkoopprijzen kunnen direct worden opgeslagen en automatisch worden bijgewerkt.

-Barcodescanning: Producten worden gescand in plaats van handmatig genoteerd, waardoor er minder fouten worden gemaakt.

-Gewichtsregistratie: Geopende flessen kunnen nauwkeurig worden berekend door ze te wegen in plaats van ze te schatten.

Vooral voor hotels of grotere bedrijven die met uitgebreide voorraden werken, biedt een App Inventory Hotel aanzienlijke verlichting.

‍

Duidelijke structuur: gebieden definiëren en systematisch vastleggen

Ongestructureerd inventariseren leidt vaak tot chaos, dubbel werk en fouten. De oplossing: een duidelijke indeling in verschillende inventarisgebieden.

-Opslag van dranken: sterke drank, frisdrank, wijn, bier

-Koelhuis: vlees, vis, zuivelproducten

-Droge opslag: meel, pasta, koffie

-Bargedeelte: Alle open flessen, verse waren voor cocktails

-Verbruiksartikelen: servetten, schoonmaakmiddelen, rietjes

Door een consequente indeling van de afdelingen kunnen medewerkers de voorraad gericht tellen zonder elkaar in de weg te lopen. Het is vooral handig als elk gebied een verantwoordelijke persoon krijgt toegewezen.

‍

Minder assortiment = snellere inventarisatie

Veel restauranthouders realiseren zich niet dat ze hun voedsel- en drankvoorraad kunnen versnellen door hun productassortiment te stroomlijnen.

-Verklein het drankenmenu: In plaats van 20 verschillende gins aan te bieden, volstaan misschien 5 merken van hoge kwaliteit. Dit bespaart niet alleen tijd tijdens het inventariseren, maar optimaliseert ook het gebruik van goederen.

-Herzie het menu: Te veel ingrediënten betekent meer voorraadcontroles. Een compacter menu vermindert de inspanning aanzienlijk.

-Optimaliseer de opslag: Indien mogelijk moet voedsel dat slechts zelden nodig is niet in voorraad worden gehouden.

Minder producten betekent niet alleen een snellere inventarisatie, maar vaak ook minder verliezen door bederfelijke goederen.

‍

Regelmatige en gerichte inventarisaties in plaats van één keer per jaar

Een voedsel- en drankinventarisatie-app kan niet alleen helpen bij de inventarisatie op belangrijke data, maar kan ook worden gebruikt voor regelmatige deelinventarisaties. In plaats van één keer per jaar een volledige inventarisatie te doen, is het een goed idee:

-Dagelijkse snelle controles voor dure goederen (bijv. sterke drank, vlees, vis).

-Wekelijkse inventarisatie van de belangrijkste opslagruimtes.

-Maandelijkse totale inventaris om krimp en bestelhoeveelheden beter te analyseren.

Met deze tactiek kunnen afwijkingen snel worden herkend en verliezen worden beperkt.

‍

Betere training voor werknemers

De hoge kosten van inventarisatie zijn vaak te wijten aan werknemers die niet precies weten hoe ze correct moeten tellen. Een onjuiste of onnauwkeurige inventarisatie kan ernstige gevolgen hebben, zoals verkeerde bestellingen of onverklaarbare verliezen.

Daarom moeten alle betrokken partijen nauwkeurig worden geïnstrueerd:

-Hoe worden geopende flessen gewaardeerd? Een halve fles Aperol moet anders worden gewaardeerd dan een volle fles.

-Welke hoeveelheden zijn relevant? Grammen, liters, hoeveelheden - gestandaardiseerde invoer voorkomt verwarring.

-Hoe wordt een digitale app gebruikt? Iedereen die BarBrain of een ander hulpmiddel gebruikt, moet een korte training krijgen.

Duidelijke richtlijnen besparen tijd en voorkomen onjuiste voorraden.

‍

Inkoop en bestellingen coördineren met inventarisatie

Veel restauranthouders maken de fout om hun bestellingen onafhankelijk van de voorraad te plannen. Dit kan ertoe leiden dat goederen ongecontroleerd worden besteld en dat de voorraden exploderen.

Het is beter om de voorraadgegevens rechtstreeks te gebruiken voor orderoptimalisatie:

-Gebruik gegevensanalyse: Welke producten worden bijzonder snel verbruikt? Welke blijven vaak liggen?

-Definieer minimale en maximale voorraadniveaus: Dit voorkomt overmatige opslag en verlies van goederen.

-Automatische bestellingen instellen: Met software zoals BarBrain kunnen herhalingsorders worden geplaatst op basis van de huidige voorraadniveaus.

‍

Conclusie: maak het maken van aandelen slimmer, niet moeilijker

Het bijhouden van aandelen hoeft geen tijdrovende bezigheid te zijn. Met de juiste strategie kan de inspanning aanzienlijk worden verminderd:

-Gebruik digitale ondersteuning met een F&B inventarisatie-app

-Duidelijke gebieden specificeren en verantwoordelijkheden definiëren

-Het productassortiment stroomlijnen om de telinspanning te verminderen

-Regelmatige in plaats van jaarlijkse inventarisaties uitvoeren

-Medewerkers gerichte training geven en foutbronnen elimineren

-Voorraadgegevens koppelen aan het bestelsysteem om de opslag te optimaliseren

‍

Vooral met digitale oplossingen zoals BarBrain of een gespecialiseerde app voor voedsel- en drankinventarisatie kan het hele proces sneller, foutlozer en transparanter worden gemaakt. Zo blijft er meer tijd over voor wat echt telt: een succesvol horecabedrijf met een goed overzicht van het voorraadbeheer.