Case Study: Wie das Usagi die Inventurzeit um 50 % halbierte

• Betrieb: Usagi – Japanisches Restaurant
• Branche: Gehobene Gastronomie / Japanese Cuisine
• Standort: München
• Einsatzbereich: Monatliche Bar- und Kücheninventur
• Ansprechpartner: Dominik Kneidl, Barmanager
• Ergebnis: 50 % Zeitersparnis bei der Inventur

Über das Usagi

Das Usagi ist ein japanisches Restaurant mitten in München. Die Küche verbindet traditionelle japanische Techniken mit frischen, regionalen Zutaten. Hinter der Bar: eine kuratierte Auswahl an Sake, japanischen Whiskys, Shochu und klassischen Spirituosen für die Cocktailkarte.

Dominik ist der Barmanager und verantwortlich für die monatliche Inventur. Vor BarBrain bedeutete das: stundenlanges Zählen mit Messbechern, Umfüllen und Rückschütten – ein Prozess, der so umständlich war, wie er klingt.

Die Herausforderung: 5–6 Stunden mit Messbecher und Rückschütttrichter

Monatsende im Usagi. Dominik steht vor dem Barschrank. Um den Bestand jeder angebrochenen Flasche zu ermitteln, musste er den Inhalt in einen Messbecher umfüllen, die Menge ablesen, notieren und die Flüssigkeit zurück in die Flasche schütten. Bei Premium-Sake und seltenen Whiskys ein besonders heikler Vorgang.

„Früher haben wir alles manuell gemacht – mit Messbechern, Umfüllen und Rückschütten. Dieser Prozess dauerte fünf bis sechs Stunden und war unglaublich umständlich.“– Dominik Kneidl, Barmanager, Usagi

5–6 Stunden. Jeden Monat. Für einen einzelnen Standort. Und die Genauigkeit ließ trotzdem zu wünschen übrig: Beim Umfüllen geht immer etwas verloren, Messfehler summieren sich, und am Ende stand ein Ergebnis, dem Dominik nicht vollständig vertrauen konnte.

Warum BarBrain

Dominik suchte eine Lösung, die zwei Probleme gleichzeitig löst: schneller zählen und genauer erfassen. Die digitale Inventur-App von BarBrain machte das Umfüllen überflüssig. Statt Flüssigkeit hin- und herzuschütten, erfasst die App den Füllstand über einen intuitiven Schieberegler – direkt an der Flasche, ohne sie öffnen zu müssen.

„Durch die App ist alles um einiges leichter geworden. Wir haben den Prozess mal verglichen, und BarBrain hat uns fast die Hälfte der Zeit eingespart.“– Dominik Kneidl, Barmanager, Usagi

Implementierung

Die Einrichtung war unkompliziert. BarBrain erfasste das gesamte Produktportfolio des Usagi – von Sake und japanischem Whisky über Spirituosen bis zu Softdrinks und Küchenzutaten. Das Setup lief auf dem vorhandenen Smartphone, zusätzliche Hardware war nicht nötig.

Die komplette Feature-Übersicht zeigt alle Funktionen im Detail. Für Dominik war besonders relevant: Nach jeder Inventur sieht er sofort den Gesamtwert seines Bestands – in Euro, nach Kategorie aufgeschlüsselt.

„Es ist immer spannend zu sehen, was alles da ist und wie viel Geld und Menge wir tatsächlich haben.“– Dominik Kneidl, Barmanager, Usagi

Ergebnisse

Die messbaren Veränderungen seit der Umstellung auf BarBrain:

„Seit wir BarBrain nutzen, können wir uns nicht mehr vorstellen, es anders zu machen.“– Dominik Kneidl, Barmanager, Usagi

Operational Impact

Die 50 % Zeitersparnis ist das offensichtliche Ergebnis. Aber für das Usagi war der qualitative Sprung mindestens ebenso wichtig: Das Umfüllen mit Messbechern beschädigte langfristig die Produktqualität – Oxidation, Kontamination, Flüssigkeitsverlust. Bei Premium-Sake, der pro Flasche 30–80 € kostet, ist das nicht nur ein finanzielles, sondern auch ein Qualitätsproblem.

Mit dem Füllstand-Schieberegler von BarBrain bleibt die Flasche verschlossen. Der Bestand wird visuell erfasst, ohne die Ware zu berühren. Das verbessert nicht nur die Inventurgeschwindigkeit, sondern schützt auch den Wareneinsatz – weil nichts mehr beim Zählen verloren geht.

Über BarBrain

BarBrain ist die schnellste digitale Inventurlösung für die Gastronomie und Hotellerie. Über 1.000 Betriebe – vom Einzelrestaurant bis zur Restaurantkette – nutzen die App für ihre monatliche Bestandsaufnahme. Die Einrichtung dauert weniger als einen Tag, der 30-Tage-Test ist kostenlos.